Цей матеріал є останнім з циклу публікацій, в яких ми знайомилися з Методичними рекомендаціями щодо організації закупівельної діяльності, що розроблені фахівцями Київської школи економіки.
Сьогодні ми підведемо підсумки та дізнаємося, як саме автори Методичних рекомендацій бачать процес вдосконалення закупівель на практиці.
З метою ефективного впровадження методичних рекомендацій автори пропонують організаціям розпочати з аналізу своєї закупівельної діяльності, аби визначити процеси, які найбільше потребують вдосконалення та розвитку. Про аналіз ми писали в матеріалі «Методичні рекомендації щодо організації закупівельної діяльності. Частина 9: аналіз закупівель».
Далі необхідно адаптувати ці рекомендації відповідно до специфіки організації, враховуючи її масштаб, обсяги та складність закупівель.
Для реалізації процесу вдосконалення закупівельної діяльності слід здійснити кілька важливих кроків:
- Розробити та затвердити внутрішні регламенти, які чітко визначають процеси закупівель, ролі та відповідальність кожного учасника процесу.
До теми повноважень уповноважених осіб, їх прав та обов’язків, ми зверталися в матеріалі «Методичні рекомендації щодо організації закупівельної діяльності. Частина 4: функції, права та обов’язки підрозділу з закупівель/уповноваженої особи».
- Навчити персонал — провести тренінги та семінари для уповноважених осіб і фахівців з закупівель, з акцентом на нові підходи до організації роботи.
Фахівці KSE вважають, що професійне навчання та розвиток є одним з методів стимулювання уповноважених осіб, крім матеріального стимулювання та кар’єрних можливостей. Професійний розвиток передбачає регулярне навчання – тренінги, семінари та вебінари для вдосконалення знань по напрямках законодавства, нових інструментів і кращих практик закупівель; а також обмін досвідом – участь у конференціях, форумах і професійних об’єднаннях для взаємодії з колегами та отримання нових ідей.
- Налагодити комунікацію — створити ефективну систему взаємодії між закупівельним підрозділом, іншими департаментами організації та зовнішніми партнерами.
Детально про необхідні напрямки комунікації, без яких робота уповноваженої особи буде малоефективною, писали в матеріалі «Методичні рекомендації щодо організації закупівельної діяльності. Частина 5: комунікація уповноваженої особи з іншими підрозділами замовника».
- Автоматизувати процеси — впровадити сучасні інформаційні системи, які дозволять оптимізувати процес планування, проведення тендерів і звітування.
- Забезпечити прозорість — використовувати електронні платформи для оприлюднення інформації про закупівлі, що підвищить довіру з боку громадськості, учасників закупівель та контролюючих органів.
- Запровадити регулярний контроль і оцінку закупівельної діяльності, використовуючи показники ефективності, що дозволяють оперативно виявляти недоліки та вдосконалювати процеси.
Про внутрішній та зовнішній види контролю ми писали в публікації «Методичні рекомендації щодо організації закупівельної діяльності. Частина 7: контроль у сфері закупівель».
Варто зауважити, що для реалізації визначених заходів – всіх чи принаймні їх частини, потрібна добра воля керівництва. Взагалі, власне самі Методичні рекомендації призначені перш за все для керівників або осіб, ними уповноважених на прийняття рішень щодо здійснення закупівель. Саме ця категорія відповідальних осіб має розуміти значення процесів вдосконалення, хотіти і мати змогу цей процес запровадити в своїй організації. А уповноважені особи, з свого боку, мають підтримати керівників, та співпрацювати з усіма зацікавленими учасниками процесу для досягнення спільного позитивного результату.
