Ви не уявляєте, як часто від уповноважених осіб ми чуємо питання на кшталт – «а чому я це повинна (повинен) робити? Це не мої обов’язки. Мої обов’язки – проводити закупівлі, а не збирати комерційні пропозиції чи писати обґрунтування технічних характеристик товару і т.д».
В цьому матеріалі ми поговоримо про функції уповноваженої особи або підрозділу з закупівель, якщо у замовника створено такий. Ми спробуємо дізнатися, що саме повинна робити уповноважена особа, а чого робити не повинна. Спойлер: цього ніде не прописано, окрім як в Законі.
Та все ж почнемо з початку, і дізнаємося, що саме про функції уповноваженої особи думають автори Методичних рекомендацій щодо організації закупівельної діяльності.
До функцій підрозділу закупівель/Уповноваженої особи відносяться:
- планування закупівель, що передбачає визначення та аналіз потреб, аналіз ринку та планування закупівель;
- підготовка та проведення закупівель, що передбачає підготовку тендерної документації, проведення процедур закупівель, відбір постачальників, моніторинг процесу закупівель;
- укладання договорів та їх адміністрування (опціонально в деяких організаціях, залежить від кадрового потенціалу та навантаження) може включати підготовку та укладання договорів, моніторинг виконання договорів, ведення документації, вирішення спірних питань;
- публікація інформації – передбачає оприлюднення інформації та документів відповідно до вимог діючого законодавства;
- аналіз та оцінка проведених закупівель – складається з аналізу проведених закупівель, підготовки аналітичних звітів, звітування про результати діяльності;
- взаємодія з іншими підрозділами та зовнішніми організаціями – передбачає співпрацю з внутрішніми підрозділами, комунікацію з зовнішніми партнерами, взаємодію з контролюючими органами.
Тепер звернемося до Закону України «Про публічні закупівлі». Статтею 11 Закону передбачені наступні функції уповноваженої особи:
1) планує закупівлі та формує річний план закупівель в електронній системі закупівель;
2) здійснює вибір процедури закупівлі;
3) проводить процедури закупівель/спрощені закупівлі;
3-1) оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель, у випадку здійснення закупівель відповідно до частини сьомої статті 3 цього Закону;
4) забезпечує рівні умови для всіх учасників, об’єктивний та чесний вибір переможця процедури закупівлі/спрощеної закупівлі;
5) забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених цим Законом;
6) забезпечує оприлюднення в електронній системі закупівель інформації, необхідної для виконання вимог цього Закону;
7) здійснює інші дії, передбачені цим Законом.
Погодьтеся, переліки не рівнозначні. Нам видається, що повноважень в Методичних рекомендаціях вказано значно більше, ніж в Законі. Проте, варто сказати, що перелік функцій уповноваженої особи, вказаний KSE, виглядає більш реалістичним, тобто базується на практиці. Особливо це стосується «малих» замовників, у яких відсутні підрозділи, які могли б займатися договірною роботою чи комунікацією з перевіряючими органами.
Якщо вже говорити про перелік функціональних обов’язків уповноваженої особи, то тут, крім Закону, ключову роль буде відігравати Положення про уповноважену особу, обов’язковість затвердження якого передбачена в частині 7 статті 11 Закону: уповноважена особа здійснює свою діяльність на підставі укладеного із замовником трудового договору (контракту) або розпорядчого рішення замовника та відповідного положення. Саме в цьому Положенні мають бути вказані всі функції уповноваженої особи, які на неї покладаються і за невиконання чи неналежне виконання яких вона буде нести відповідальність.
Згідно з Методичними рекомендаціями, підрозділ закупівель/уповноважена особа може бути наділений наступними правами:
- Отримання інформації.
Підрозділ закупівель/уповноважена особа має право отримувати інформацію від структурних підрозділів про потреби в закупівлях товарів, робіт та послуг та від планово-економічного відділу та/або відділу бухгалтерського обліку про видатки на здійснення закупівель, що заплановані в кошторисі/фінансовому плані.
- Участь у плануванні бюджетів.
Підрозділ закупівель/уповноважена особа приймає участь у роботі комісій та робочих групах щодо планування бюджетів та/або їх перерозподілів з метою підготовки та надання пропозицій та рекомендацій.
- Контроль виконання.
Підрозділ закупівель/уповноважена особа має право проводити збір інформації щодо надійності постачальників та відповідності вимогам. У разі виявлення недоліків або порушень умов договорів, підрозділ закупівель/Уповноважена особа має право вимагати їх усунення.
- Взаємодія з постачальниками.
Підрозділ закупівель/уповноважена особа проводить попередні консультації з потенційними учасниками та переговори з діючими постачальниками для досягнення найкращих умов співпраці.
У деяких замовників підрозділ закупівель/уповноважена особа має право укладати та підписувати договори на закупівлю товарів, робіт та послуг від імені організації (у разі надання права підпису).
Які ж права без обов’язків? В Методичних рекомендаціях перелік обов’язків виглядає скоріше як основні принципи роботи такого підрозділу/уповноваженої особи. З метою чіткого встановлення сфери впливу та зони відповідальності кожного працівника ще раз наголошуємо на необхідності затвердження детального Положення про УО.
Отже, на погляд KSE, до обов’язків підрозділу закупівель/уповноваженої особи відноситься:
- Дотримання законодавства:
виконувати всі вимоги чинного законодавства та внутрішні нормативні документи щодо закупівель;
забезпечувати прозорість та конкурентність процесу закупівель, запобігаючи корупції та недобросовісним практикам.
- Ефективне використання ресурсів:
забезпечувати раціональне та економне використання коштів, зокрема шляхом оптимізації процесів закупівлі;
прагнути до зниження витрат шляхом проведення ефективних тендерних процедур та переговорів з постачальниками.
- Комунікація та координація:
підрозділ закупівель/уповноважена особа зобов’язаний взаємодіяти з усіма структурними підрозділами організації та координувати їх діяльність для забезпечення ефективного закупівельного процесу.
Про комунікацію, наріжний камінь спотикання в роботі уповноваженої особи, ми поговоримо наступного разу, а зараз – вдалих Вам закупівель!
#підрозділ з закупівель #уповноважена особа #функції уповноваженої особи #права уповноваженої особи #обов’язки уповноваженої особи
