Ми продовжуємо вивчати Методичні рекомендації щодо організації закупівельної діяльності. Цього разу увагу приділимо питанню контролю в публічних закупівлях.
Як стверджують розробники Методичних рекомендацій, і з цим важко не погодись, що контроль є невід’ємною складовою ефективного управління будь-якими процесами, зокрема й у сфері закупівель. Його значення важко переоцінити, адже від належної організації контролю залежить забезпечення законності, ефективності та прозорості в реалізації завдань та функцій держави та місцевого самоврядування. Контроль дозволяє не лише своєчасно виявляти помилки й ризики, а й запобігати зловживанням, сприяючи раціональному використанню ресурсів. Запровадження контролю у сфері закупівель є критично важливим, оскільки цей процес передбачає управління значними фінансовими та матеріальними ресурсами, які мають бути використані на благо суспільства чи організації.
Автори вважають, що ефективний контроль має здійснюватися як зовнішніми органами державного нагляду, так і внутрішніми незалежними підрозділами організації. Такий підхід забезпечує багаторівневу систему перевірки та гарантує комплексне дотримання нормативних вимог. Розглянемо ці види контролю детальніше.
Зовнішній контроль у сфері закупівель здійснюється органами, які не належать до структури замовника. Його головна мета — забезпечення дотримання законодавства, прозорості закупівель, ефективного використання бюджетних коштів та попередження корупційних ризиків. З цими органами замовники знайомі, адже саме їх вказівки та зобов’язання обов’язкові до виконання.
1. Рахункова палата.
До повноважень Рахункової палати, в тому числі, відноситься проведення аудиту ефективності використання бюджетних коштів, зокрема у сфері закупівель, аналізуючи їх на всіх етапах: від планування до виконання договорів. Її діяльність спрямована на виявлення порушень і забезпечення належного контролю за витратами держави. Не всі замовники знають, але посадові особи Рахункової палати мають право складати протоколи про вчинення адміністративних правопорушень у сфері публічних закупівель за статтею 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення.
2. Антимонопольний комітет України (АМКУ).
До повноважень АМКУ відноситься розгляд скарг учасників процедур закупівель, перевірка дотримання принципів чесної конкуренції та запобігання зловживанням у закупівельних процесах в частині виявлення змов та боротьби з ними.
3. Державна аудиторська служба України (Держаудитслужба).
До повноважень ДАСУ, в тому числі, відноситься здійснення моніторингів закупівельних процедур, перевірка їх на відповідність законодавству. Окрім моніторингу, Держаудитслужба проводить державний фінансовий аудит, інспектування та інші контрольні заходи. Її функція спрямована на системний аналіз порушень і рекомендації щодо їх усунення.
4. Державна казначейська служба України.
До повноважень Казначейської служби, в тому числі, відноситься обслуговування бюджетних коштів. Вона забезпечує контроль за правильністю витрат у межах бюджетних асигнувань, перевіряючи документи на етапі платежів. Казначейська служба не лише контролює виконання фінансових зобов’язань, але й попереджає нецільове або неефективне використання бюджетних коштів, сприяючи фінансовій дисципліні.
Крім того, до заходів зовнішнього контролю також належать звернення до замовника:
- від правоохоронних органів (НАБУ, Національна поліція, Бюро економічної безпеки, Державне бюро розслідувань, органи прокуратури), які реагують на випадки корупційних та інших правопорушень у закупівлях, виявляють і розслідують факти зловживань посадовими особами;
- від громадського контролю (громадські організації та громадські активісти), що реалізується через вільний доступ до інформації щодо публічних закупівель, яка оприлюднюється в електронній системі. Громадськість може аналізувати дані, розміщені у Prozorro, і повідомляти контролюючі органи про виявлені порушення.
Ті закупівельники, які мають більш-менш тривалий досвід роботи з закупівлями, всі ці органи та заходи знають з власного досвіду. В принципі, від замовника мало що залежить в питанні мінімізації контактів з ними, хіба що Ви будете проводити закупівлі без порушень і без претензій і зауважень від учасників та громадськості.
Проте більшу увагу через незначне поширення серед замовників варто приділити внутрішньому контролю. Ми з колегами нерідко задаємося питанням – а хто контролює роботу тієї чи іншої уповноваженої особи, коли вона так неграмотно, неефективно та неякісно проводить закупівлі? Подивимося, як це питання бачать фахівці від KSE.
Відповідно до вимог частини третьої статті 26 Бюджетного Кодексу Україн розпорядники бюджетних коштів в особі їх керівників організовують внутрішній контроль і внутрішній аудит та забезпечують їх здійснення у своїх установах і на підприємствах, в установах та організаціях, що належать до сфери управління таких розпорядників бюджетних коштів.
Для здійснення внутрішнього аудиту розпорядник бюджетних коштів в особі керівника утворює самостійний структурний підрозділ внутрішнього аудиту, що є підпорядкованим і підзвітним безпосередньо такому керівнику. Організаційно-методологічні засади здійснення внутрішнього контролю і внутрішнього аудиту визначаються Міністерством фінансів України.
Основні засади здійснення внутрішнього контролю і внутрішнього аудиту, порядок утворення підрозділів внутрішнього аудиту та принципи і елементи внутрішнього контролю, а також ключові аспекти його організації визначені Основними засадами здійснення внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 12.12.2018 № 1062 (далі – Основні засади).
Для полегшення впровадження внутрішнього контролю Міністерство фінансів України надало рекомендації та інформаційну підтримку. Зокрема, у своєму листі від 01.06.2022 № 33010-07-5/11228 Мінфін детально пояснив ключові питання організації внутрішнього контролю в установах. Ці рекомендації орієнтовані на забезпечення цілісності системи контролю та підвищення її ефективності.
Для практичного застосування положень організації внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів у своїх закладах та у підвідомчих бюджетних установах Мінфін затвердив Методичні рекомендації з організації внутрішнього контролю розпорядниками бюджетних коштів наказом від 14.09.2012 № 995.
Окрім цього, Міністерство фінансів України розробило і оприлюднило низку методичних матеріалів, доступних на офіційному вебсайті. Серед них:
- посібник з питань організації внутрішнього контролю розпорядниками коштів державного бюджету;
- практичні вказівки для удосконалення внутрішнього контролю.
Ви, очевидно, звернули увагу, що нормативна база стосується розпорядників бюджетних коштів. Проте автори Методичних рекомендацій зазначають, що ці механізми є доцільними для організацій всіх типів, а не лише для бюджетних установ, адже кожна організація, незалежно від форми власності, має забезпечувати належний рівень прозорості та підзвітності в процесі здійснення закупівель.
У зв’язку з цим, наступні рекомендації стосуються організації ефективного внутрішнього контролю та аудиту у процесах закупівель, що є важливими для забезпечення відповідності вимогам законодавства та підвищення ефективності закупівельної діяльності.
Основними елементами внутрішнього контролю є:
- організація контролю — включає чітке розподілення повноважень і відповідальності серед працівників, які беруть участь у закупівлях;
- процедури перевірки — регулярний перегляд документації, контроль виконання бюджетів, аналіз ризиків та запобігання порушенням;
- впровадження ІТ-систем — використання електронних інструментів для автоматизації моніторингу, звітності та аналізу;
- оцінка ефективності — проводиться через аудит всередині організації, що дозволяє виявляти недоліки й удосконалювати закупівельні процеси.
Для організації належного рівня внутрішнього контролю керівник має забезпечити системний підхід до контролю всіх етапів закупівельної діяльності. Це включає:
- призначення відповідальних осіб за здійснення внутрішнього контролю;
- розробку внутрішніх процедур перевірки документів, моніторингу строків і результативності виконання договорів;
- створення та використання електронних баз даних для зберігання й аналізу інформації.
Варто зазначити, що для ефективного функціонування системи внутрішнього контролю має бути організована підготовка регулярних звітів про здійснення внутрішнього контролю, а також залучення зовнішніх експертів. Ще римляни говорили – Quis custodiet ipsos custodes?, що в перекладі означає «хто буде охороняти самих охоронців?». Ні для кого не секрет, що часом люди, покликані охороняти закони чи правила, самі ж їх порушують.
#аудит #контроль #звітність
