Автори Методичних рекомендацій щодо організації закупівельної діяльності наполягають на необхідності здійснення замовником постійного аналізу своєї закупівельної діяльності. Від ретельного планування перед закупівлею до оцінки результатів після її завершення — кожен тип аналізу має своє ключове значення.
Автори виділяють три типи аналізу: попередній, поточний і пост-аналіз закупівель. Саме комплексний аналіз на всіх етапах дозволяє замовнику не лише забезпечити відповідність закупівель законодавчим вимогам, але й досягти оптимальних результатів у співпраці з постачальниками, управлінні ризиками та підвищенні загальної ефективності. Розуміння цих трьох типів аналізу дає змогу оцінити поточну ситуацію та уникнути поширених проблем.
- Попередній аналіз.
Попередній аналіз закупівель включає оцінку потреби та планування перед самою закупівлею з метою виявлення ризиків. Він охоплює оцінку потреби, дослідження ринку постачальників і цін, формування технічних вимог і критеріїв відбору постачальників. Для ефективної організації попереднього аналізу рекомендується розробити чіткі процедури та використовувати аналітичні платформи.
Простими словами: замовник повинен мати затверджені алгоритми дій уповноваженої особи та інших відповідальних працівників, яких вони будуть дотримуватися в своїх діяльності при підготовці до здійснення закупівель, наприклад – методику визначення очікуваної вартості закупівлі, порядок взаємодії структурних підрозділів в процесі підготовки до проведення закупівлі тощо.
- Поточний аналіз закупівель.
Поточний аналіз закупівель включає моніторинг процесу закупівель на всіх етапах — від оголошення тендеру до підписання контракту та постачання товарів або надання послуг. Це охоплює оцінку виконання процедур відповідно до законодавчих вимог, моніторинг виконання договорів, аналіз відповідності поставок вимогам якості та кількості. Для ефективної організації поточного аналізу рекомендується організувати систему постійного моніторингу закупівель, залучення фахівців для перевірки відповідності технічним вимогам і встановлення внутрішніх контрольних механізмів для оперативного вирішення проблем.
- Пост-аналіз закупівель.
Пост-аналіз закупівель здійснюється після завершення закупівлі і включає оцінку результатів ефективності. Це охоплює оцінку виконання умов договору, порівняння фактичних витрат із запланованими, і оцінку задоволеності внутрішніх замовників. Для покращення процесів закупівель рекомендується регулярно переглядати виконання контрактів, збирати зворотний зв’язок від користувачів товарів або послуг і використовувати результати пост-аналізу для вдосконалення процедур.
Розробники Методичних рекомендацій впевнені, що результати різних видів аналізу разом із урахуванням практики Держаудитслужби, АМКУ та судів створює умови для більш ефективної організації закупівель. Це дозволяє:
- уникати помилок;
- мінімізувати ризики оскаржень;
- забезпечити відповідність закупівельного процесу найкращим практикам.
Висновок:
Що, як не відсутність помилок та оскаржень, виглядає як ідеальна картина проведення закупівель в очах кожного закупівельника? Саме тому так важливо аналізувати свої та чужі закупівлі, адже ми вчимося на помилках – своїх чи чужих, вже як кому пощастить.
#аналіз закупівель #практика закупівель #методичні рекомендації
