Ми вже писали про важливість налагодження тісної та ефективної співпраці між підрозділом закупівель/уповноваженою особою та іншими структурними підрозділами замовника. Взаємодія підрозділу закупівель/уповноваженої особи з іншими підрозділами сприяє оптимізації процесів закупівель, підвищенню якості продукції та послуг, а також забезпеченню дотримання стратегічних цілей організації. Поговоримо про комунікацію детальніше.
Розробники Методичних рекомендацій щодо організації закупівельної діяльності виділяють наступні ключові комунікаційні зв’язки.
1. Комунікація з фінансовою/бухгалтерською службою.
Ефективне управління бюджетом закупівель вимагає тісної співпраці з фінансовою/бухгалтерською службою. Підрозділ закупівель/уповноважена особа в рамках виконання своїх функцій повинен отримувати доступ до інформації про бюджет та планувати витрати.
Ефективна комунікація з фінансовою/бухгалтерською службою є ключовою для успішного управління ресурсами організації. По-перше, вона забезпечує належну фінансову підтримку закупівель, що дозволяє узгоджувати плани закупівель з бюджетними можливостями та уникати фінансових проблем. По-друге, співпраця допомагає оптимізувати витрати і коригувати бюджетні плани вчасно, що сприяє економії та ефективному розподілу ресурсів.
Критично важливою є комунікація між підрозділом закупівель/уповноваженою особою та фінансовою/бухгалтерською службою на етапі формування потреби:
при підготовці заявки, з метою врахування фінансових можливостей, що дозволяє уникнути перевищення бюджету та забезпечити реалістичність запиту;
після подання заявки, закупівельний підрозділ повинен активно співпрацювати з фінансовим підрозділом для перевірки наявності та доступності коштів, оскільки це дозволяє підтвердити, що фінансування є достатнім для здійснення закупівлі.
2. Комунікація з внутрішніми замовниками.
Ефективна комунікація та взаємодія підрозділу закупівель/уповноваженої особи з іншими структурними підрозділами, які виступають внутрішніми замовниками, є ключовою умовою успішного виконання закупівельних процесів.
Підрозділ закупівель/уповноважена особа повинен тісно співпрацювати з усіма підрозділами для:
- точного визначення їхніх потреб,
- формулювання технічних вимог,
- встановлення пріоритетів.
Це передбачає регулярний обмін інформацією, спільне планування закупівель і вирішення можливих проблемних питань. Налагоджена взаємодія сприяє зниженню ризиків непорозумінь, підвищенню якості закупівель і забезпеченню максимальної відповідності придбаних товарів або послуг потребам організації.
3. Взаємодія з юридичним відділом.
Укладання договорів з постачальниками та управління правовими аспектами закупівель вимагає тісної співпраці з юридичним відділом. Юридичний відділ має активно сприяти підрозділу закупівель/уповноваженій особі в таких напрямках:
- консультації з правових питань, в тому числі під час оскарження процедур закупівель,
- перевірка договорів на відповідність законодавству (в тому числі – підготовка проектів договорів для здійснення закупівель, візування договорів перед їх укладанням)
- претензійно-позовна робота при вирішенні спорів з постачальниками.
4. Комунікація з іншими підрозділами.
Ефективність роботи відділу закупівель залежить від співпраці з іншими підрозділами, зокрема тими, які відповідають за контроль виконання договорів, логістику та внутрішню безпеку і аудит.
Взаємодія з підрозділом контролю виконання договорів забезпечує відповідність продукції технічним вимогам та стандартам, уникаючи неякісних закупівель.
Логістичний відділ допомагає планувати постачання, оптимізувати маршрути доставки та контролювати терміни.
Відділ внутрішньої безпеки запобігає шахрайству та корупційним ризикам, перевіряючи постачальників, контролюючі угоди на відповідність законодавству та моніторячи транзакції. Така співпраця мінімізує ризики, підвищує прозорість закупівель і сприяє стабільному функціонуванню організації.
Висновок: для замовника край важливо розробити та затвердити порядок взаємодії структурних підрозділів при здійсненні закупівель. Це дозволить чітко окреслити ролі учасників процесу, визначити сфери відповідальності та тим самим забезпечити максимальну ефективність процесу здійснення закупівель.
Вдалих Вам закупівель!
#підрозділ закупівель #уповноважена особа #взаємодія підрозділів
