Звіт про виконання договору: уся необхідна інформація в одній збірці

Кінець року наближається з невпинною швидкістю, а разом із ним — завершення строків дії більшості договорів. Для замовників це означає необхідність своєчасно подати звіти про їх виконання в електронній системі закупівель. На перший погляд завдання здається простим, однак процедура має низку особливостей, які не варто залишати поза увагою.

Щоб допомогти замовникам уникнути типових помилок та оптимізувати процес звітування, ми підготували цей матеріал. У ньому зібрано чіткі рекомендації, ключові нюанси та практичні поради, що дозволять без зайвих труднощів закрити виконані договори відповідно до вимог законодавства.

Ознайомтеся з підготовленою добіркою, щоб упевнено пройти всі етапи та забезпечити коректне і своєчасне оприлюднення звітів.

Довідково: звіт про виконання договору про закупівлю оприлюднюється замовником в електронній системі закупівель протягом 20 робочих днів з дня виконання сторонами договору про закупівлю або закінчення строку дії договору про закупівлю, за умови його виконання сторонами, або його розірвання.

Як рахувати 20 робочих днів на звітування?

Часто замовники задаються питанням щодо події, від якої слід обчислювати 20 робочих днів для оприлюднення звіту: з дня виконання сторонами договору про закупівлю чи з дня закінчення строку його дії. Закон не визначає однозначного підходу.

Наприклад, строк дії договору встановлено до 31.12.2025 року, при цьому його виконання (отримання товару, робіт або послуг та проведення оплати) відбулося раніше — наприклад, 30.11.2025 року. У такому випадку замовник має два варіанти оприлюднення звіту:

• протягом 20 робочих днів з дня фактичного виконання сторонами зобов’язань за договором;
• або протягом 20 робочих днів з дня закінчення строку дії договору.

Обидва варіанти є правомірними. Водночас, якщо замовник не оприлюднив звіт протягом 20 робочих днів з моменту фактичного виконання зобов’язань, наступною подією, від якої може бути розпочато відлік, є саме дата закінчення строку дії договору. У більшості випадків строк дії договорів замовники встановлюють до 31.12.2025 року.

Для правильного обчислення 20 робочих днів у період дії воєнного стану необхідно враховувати таке. Частина третя статті 67 Кодексу законів про працю України встановлює перенесення вихідного дня у разі збігу зі святковим або неробочим. Проте згідно з частиною шостою статті 6 Закону України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», у період дії воєнного стану норми статей 53, частини першої статті 65, частин третьої – п’ятої статті 67, статей 71, 73, 78-1 КЗпП України та частини другої статті 5 Закону України «Про відпустки» не застосовуються.

Враховуючи наведене, якщо строк дії договору визначено до 31.12.2025 року, останньою датою для оприлюднення звіту про виконання договору є 28 січня 2026 року включно.

Які договори слід закривати?

Чи потрібно приводити договори у відповідність до фактичних показників?

Зі строками та з видами закупівель, до яких застосовується обов’язок оприлюднювати звіт про виконання договорів про закупівлю, розібралися, далі переходимо до питання приведення договорів у відповідність до їх фактичного виконання.

1. Приведення у відповідність з метою звітування про виконання.

Для того, щоб замовник міг оприлюднити звіт про виконання договору про закупівлю, такий договір має бути виконаний в повному обсязі (крім випадку розірвання). Якщо ж склалося так, що договір не виконано в повному обсязі, такий договір необхідно привести у відповідність до фактичних показників шляхом зменшення обсягів та загальної суми за цим договором. 

Як вище вже було зазначено, обов’язок щодо оприлюднення замовником звіту про виконання договору про закупівлю протягом 20 робочих днів стосується лише договорів про закупівлю, що  були укладені за результатами здійснення процедури відкритих торгів та запиту пропозицій постачальників через електронний каталог (предмет закупівлі якого становить або перевищує 100 тис. гривень). Привести такі договори у відповідність можливо на підставі пункту 19 Особливостей. Так, замовнику необхідно укласти додаткову угоду щодо зменшення обсягів закупівлі та, як наслідок, – загальної суми договору. Після чого необхідно відповідно до пункту 11 частини 1 статті 10 Закону оприлюднити повідомлення про внесення змін до договору про закупівлю та зміни до договору протягом трьох робочих днів з дня внесення змін, а лише після всіх цих дій оприлюднювати звіт про виконання договору про закупівлю.

2. Приведення у відповідність з метою зняття бюджетних зобов’язань.

Відповідно до пункту 2.13 Порядку реєстрації та обліку бюджетних зобов’язань розпорядників бюджетних коштів та одержувачів бюджетних коштів в органах Державної казначейської служби України, що затверджений наказом Міністерства фінансів України від 02.03.2012 № 309, в кінці бюджетного періоду розпорядники бюджетних коштів приводять зареєстровані бюджетні зобов’язання за спеціальним фондом у відповідність із фактичними надходженнями до цього фонду, а відповідно до п.2.14 неоплачені бюджетні зобов’язання в кінці бюджетного періоду знімаються з обліку органами казначейства. Саме тому навіть якщо до  договорів не застосовується обов’язок оприлюднювати звіт про виконання договору про закупівлю, то такі договори також важливо приводити у відповідність до фактичних показників. 

Наприклад, якщо договір було укладено на 40 тисяч гривень, при цьому вибрали за цим договором лише 10 тисяч, то доцільно укласти додаткову угоду на зменшення суми такого договору. 

3. Приведення у відповідність з метою дотримання положень ЦКУ. 

Відповідно до частини 1 статті 526 ЦКУ зобов’язання має виконуватися належним чином відповідно до умов договору та вимог цього Кодексу, інших актів цивільного законодавства, а за відсутності таких умов та вимог – відповідно до звичаїв ділового обороту або інших вимог, що звичайно ставляться. Саме тому сторонам варто змінювати обсяг зобов’язань за договором за взаємною згодою, в тому числі для уникнення відповідальності за неналежне виконання умов договору.

Існують певні особливості приведення у відповідність до фактичних показників для договорів, укладених за пунктом 13 Особливостей. Так, щодо цих договорів дійсно відсутній обов’язок оприлюднювати звіт про виконання договору про закупівлю. Для того, щоб привести такий договір у відповідність до фактичних показників, замовнику необхідно укласти додаткову угоду щодо зменшення обсягів закупівлі на підставі підпункту 1 пункту 19 Особливостей, після чого таку додаткову угоду необхідно оприлюднити в електронній системі закупівель протягом трьох робочих днів з дня внесення змін.

Що ж стосується договорів, укладених замовником відповідно до пункту 11 Особливостей (за результатами здійснення запиту пропозиції постачальників через електронний каталог (предмет закупівлі якого є меншим ніж 100 тис. гривень), договорів без використання ЕСЗ та договорів, укладених за результатами спрощеної закупівлі в порядку, передбаченому Наказом ДП «Прозорро» від 20.10.2022 року №25), то такі договори теж варто привести у відповідність, проте зміни до таких договорів вносяться на підставі Цивільного кодексу України та умов самого договору. При цьому обов’язку публікувати такі додаткові угоди немає.

Як звітувати про виконання договору про закупівлю, якщо договір взагалі не виконувався

Так буває в практиці закупівельника, що договір про закупівлю не виконувався сторонами взагалі. Замовник не отримував товарів, робіт чи послуг за таким договором, а контрагент не отримував грошей. Як би не склалася співпраця між замовником та переможцем закупівлі, у замовника в будь-якому випадку залишається обов’язок провести звітування про виконання договору про закупівлю, якщо такий обов’язок передбачений законодавством. Як це зробити, розберемося далі.

Нашу розмову ми розділимо на дві частини: перша – це оформлення взаємовідносин сторін договору, друга – оприлюднення інформації про такий договір в електронній системі закупівель.

1. Відповідно до статті  526 Цивільного кодексу України (ЦКУ) зобов’язання має виконуватися належним чином відповідно до умов договору та вимог цього Кодексу, інших актів цивільного законодавства, а за відсутності таких умов та вимог – відповідно до звичаїв ділового обороту або інших вимог, що звичайно ставляться. Статтею 525 ЦКУ передбачено, що одностороння відмова від зобов’язання або одностороння зміна його умов не допускається, якщо інше не встановлено договором або законом.

Тобто, сторони не можуть просто так не виконувати свої зобов’язання за договором. Для того, щоб договір не виконувався сторонами, він має бути розірваний – або за взаємною згодою сторін, або в односторонньому порядку (якщо таке право сторін передбачене договором). 

Саме тому відповідь на питання щодо оформлення взаємовідносин сторін за договором, який не виконувався взагалі наступна: сторони повинні укласти додаткову угоду про розірвання такого договору (розірвання за згодою сторін) або ж має бути проведена процедура одностороннього розірвання (якщо вона передбачена самим договором).

Досить часто замовники виявляють такі невиконані договори вже після закінчення строку дії таких договорів. Наприклад, договір було укладено зі строком дії до 31.12.2025, а уповноважена особа дійшла до процесу звітування, наприклад, 08 січня 2026 року. Досить поширеним серед уповноважених осіб є упередження, що укладати додаткові угоди до договорів, строк дії яких закінчився, не можна. Проте це не так. Згідно з цивільним законодавством, невиконане зобов’язання залишається чинним навіть якщо минув встановлений строк його виконання. Ми детально про це писали в матеріалі «Внесення змін до договору, строк дії якого закінчився», і наводили там практику Верховного Суду.

Отже, навіть у випадку закінчення строку дії договору сторонам повинні укласти додаткову угоду про розірвання такого договору або провести розірвання в односторонньому порядку (якщо це передбачено договором).

2. Щодо питання оприлюднення інформації про виконання договору, який не виконувався взагалі, то ЕСЗ налаштована таким чином, що звітувати про виконання договору, сума виконання якого становить «0», можливо лише через алгоритм розірвання такого договору. В усіх інших випадках, якщо Ви намагатиметеся звітувати про виконання договору, система не дасть Вам можливості поставити суму виконаного договору «0».

Саме тому замовник повинен для звітування про невиконаний договір провести наступні дії:

• укласти додаткову угоду про розірвання або провести розірвання в односторонньому порядку;
• оприлюднити звіт про виконання договору в ЕСЗ через алгоритм «розірвання» протягом 20 робочих днів з дня розірвання такого договору (днем розірвання може бути дата укладання додаткової угоди, або дата розірвання, зазначена в такій угоді, або ж дата, вказана в повідомленні про розірвання в односторонньому порядку).

Чи можна оприлюднити звіт про виконання договору в закупівлі, в якій почався моніторинг?

Загальновідомо, що після оприлюднення звіту про виконання договору Держаудитслужба технічно не може розпочати моніторинг цієї закупівлі. Відповідно до частини 1 статті 8 Закону України «Про публічні закупівлі», моніторинг процедури закупівлі здійснюється протягом проведення процедури закупівлі, укладення договору про закупівлю та його дії.

Але чи може замовник оприлюднити звіт про виконання договору, коли моніторинг вже почався? Чи зупинить оприлюднений звіт проведення такого моніторингу? Відповіді на ці питання ми надамо далі.

Моніторинг UA-M-2023-08-07-000057 в закупівлі UA-2023-05-04-007101-a

Відповідно до Наказу Північно-східного офісу Держаудитслужби моніторинг в даній закупівлі розпочався 07.08.2023 року. 

В ході проведення моніторингу в частині питання відповідності тендерної документації вимогам Закону встановлено, що наведені в пункті 1 розділу ІІІ тендерної документації (файл «ТД.doc») опис та приклади формальних (несуттєвих) помилок, допущення яких учасниками не призведе до відхилення їх тендерних пропозицій не відповідає вимогам Переліку формальних помилок, затвердженого наказом Міністерства розвитку економіки, торгів та сільського господарства України від 15.04.2020 № 710 та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29.07.2020 № 715/34998 (далі – Наказ № 710), чим порушено вимоги пункту 19 частини другої статті 22 Закону.

Однак, навіть після того як замовник оприлюднив звіт про виконання договору під час проведення моніторингу, це не зупинило процес перевірки. Більше того, наявність цього звіту не завадила аудитору виявити порушення, допущені замовником, та встановити зобов’язання щодо їх усунення.

За результатами проведеного моніторингу аудитор зобов’язав замовника вжити заходів для усунення виявлених порушень відповідно до вимог законодавства. Це включало недопущення аналогічних порушень у майбутньому, забезпечення притягнення до відповідальності осіб, які їх допустили, а також обов’язок оприлюднити через електронну систему закупівель відповідну інформацію та/або документи, що підтверджують вжиття таких заходів, протягом п’яти робочих днів з дня оприлюднення висновку.

Моніторинг UA-M-2023-10-10-000006 в закупівлі UA-2022-11-01-009185-a

Відповідно до Наказу Східного офісу Держаудитслужби моніторинг в даній закупівлі розпочався 10.10.2023 року. 

За результатами моніторингу процедури закупівлі встановлено, що пунктом 9.1 договору визначено термін його дії до 31 грудня 2022 року, а у частині взятих сторонами на себе зобов’язань – до повного їх виконання.

Згідно пояснення, отриманого від замовника через електронний кабінет Держаудитслужби в електронній системі закупівель, станом 31.12.2022 року Договір виконаний у повному обсязі.

Отже, за результатами моніторингу встановлено, що замовником не оприлюднено в електронній системі закупівель звіт про виконання договору (до 27.01.2023 включно), чим порушено вимоги пункту 12 частини першої статті 10 Закону та пункту 4 Особливостей.

Замовник оприлюднив звіт про виконання договору 11 жовтня 2023 року, на наступний день після початку моніторингу. В результаті аудитор виявив порушення з боку замовника, зокрема, недотримання пункту 12 частини першої статті 10 Закону України “Про публічні закупівлі”.

Однак, зобов’язань щодо усунення цих порушень не було встановлено, оскільки замовник самостійно усунув їх, оприлюднивши звіт, хоча і з порушенням строку. Проте, аудитори все ж склали протокол про притягнення замовника до адміністративної відповідальності, про що було повідомлено замовника в електронній системі закупівель 23 листопада 2023 року.

Довідково: статтею 164-14 Кодексу України про адміністративні правопорушення передбачено накладення штрафу на службових (посадових), уповноважених осіб замовника за неоприлюднення або порушення строків оприлюднення інформації про закупівлі, розмір штрафу – від 1700 до 3400 гривень.

З наведеного вище можна зробити висновок, що замовник має право оприлюднити звіт про виконання договору навіть після початку моніторингу. Однак, такий звіт не зупинить процес моніторингу і не стане перешкодою для ДАСУ виявити порушення, встановити зобов’язання щодо їх усунення та, за потреби, притягнути відповідальних осіб до адміністративної відповідальності.

Чи повинна УО складати протокол при звітуванні про виконання договору про закупівлю

Усі ми звикли до того, що уповноважена особа має складати протоколи чи не на кожну свою дію, вчинену в публічних закупівлях. Але чи завжди такі протоколи є доречними, особливо у випадках, коли сама уповноважена особа по суті ніякого рішення не приймає? 

За загальноприйнятими нормами, протокол – це офіційний документ, який фіксує і реєструє події, рішення, дії чи узгодження, винесені на певному заході чи в рамках конкретного процесу. Протокол може мати різні форми і використовується в різних сферах, таких як бізнес, державне управління, наука, освіта, медицина тощо. У контексті публічних закупівель протокол може бути складений для фіксації різних обставин та подій та служити як документ, що встановлює факти та важливі рішення з тим, щоб мати чіткий алгоритм події чи процесу.

В галузі публічних закупівель протокол наділений великим значенням, оскільки згідно з положеннями частини 10 статті 11 Закону рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом, в якому вказується дата прийняття рішення та проставляється підпис уповноваженої особи.

Для того, щоб відповісти на питання, чи повинна уповноважена особа складати протокол у випадку звітування про виконання договору про закупівлю, необхідно в цілому розібратися в межах відповідальності уповноваженої особи у замовника. Згідно з пунктом 35 частини першої статті 1 Закону визначено, що уповноважена особа – це службова (посадова) чи інша особа, яка є працівником замовника і визначена відповідальною за організацію та проведення процедур закупівель/спрощених закупівель.

В свою чергу, частиною 10 статті 11 Закону визначені обов’язки та межі відповідальності уповноваженої особи під час проведення процедур закупівель/спрощених закупівель. Так, уповноважена особа:

• планує закупівлі та формує річний план закупівель в електронній системі закупівель;
• здійснює вибір процедури закупівлі;
• проводить процедури закупівель/спрощені закупівлі;
• оприлюднює в електронній системі закупівель звіт про договір про закупівлю, укладений без використання електронної системи закупівель;
• забезпечує рівні умови для всіх учасників, об’єктивний та чесний вибір переможця процедури закупівлі/спрощеної закупівлі;
• забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань публічних закупівель, визначених цим Законом;
• забезпечує оприлюднення в електронній системі закупівель інформації, необхідної для виконання вимог цього Закону;
• здійснює інші дії, передбачені цим Законом.

Отже, з наведеного вбачається, що уповноважена особа приймає рішення, пов’язані з організацією та проведенням закупівель, які оформляються протоколом.

Разом із тим, звітуючи про виконання договору про закупівлю, уповноважена особа не приймає рішень, а лише виконує покладені на неї законодавством обов’язки. У таких випадках складання протоколу є необов’язковим і недоцільним, оскільки сама дія звітування не потребує документального фіксування у цій формі. 

Щодо виконання договорів, в яких було застосовано 631 статтю ЦКУ

Переглядаючи дописи в соціальних мережах, де замовники обговорюють питання публічних закупівель, ми нещодавно звернули увагу на цікаве питання наступного змісту:

«Прямий договір по пункту 13 Особливостей ми уклали 23.01.2025 року, але в цьому договорі застосовано 631 статтю ЦКУ та визначено, що його умови застосовуються до зобов’язань сторін з 01.01.2025 року. Зараз ми звітуємо про виконання цього договору, тому постає питання, які строки дії договору маємо зазначити в графі «Строк дії договору». З 23.01.2025 року по 31.12.2025 року чи з 01.01.20253 року по 31.12.2025 року?»

Нагадаємо, стаття 631 Цивільного кодексу України (надалі – ЦКУ) регулює поняття строку договору. Відповідно до частини 1 статті 631 ЦКУ строком договору є час, протягом якого сторони можуть здійснити свої права і виконати свої обов’язки відповідно до договору. Частина 3 цієї ж статті передбачає, що сторони можуть встановити, що умови договору застосовуються до відносин між ними, які виникли до його укладення.

Наприклад – сторони укладають договір 23.01.2025 року, а в самому договорі встановлюють, що умови договору застосовуються до зобов’язань сторін, що виникли між ними з 01.01.2025 року.

Тож, фактично, такий договір починає діяти саме з 01.01.2025 року, хоч і укладений він 23.01.2025 року. Саме тому, при оприлюдненні в електронній системі закупівель звіту про виконання договору про закупівлю, замовник у графі «Строк дії договору» має зазначити дату, з якої фактично такий договір почав діяти. У нашому випадку – з 01.01.2025 року по 31.12.2025 року.

Звітування про виконання договору у разі придбання локалізованого предмету закупівлі

Пунктом 3 Особливостей визначено, що під час здійснення публічної закупівлі відповідно до цих особливостей (крім випадків, передбачених абзацами четвертим – шостим цього пункту) замовники застосовують положення пункту 6-1 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” Закону, крім підпункту 4 пункту 6-1 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” Закону, з урахуванням положень, визначених цим абзацом.

В свою чергу, пунктом 6-1 розділу X «Прикінцеві та перехідні положення» Закону визначено перелік товарів, щодо яких визначається ступінь локалізації. Згідно з Законом, локалізація стосується закупівлі товарів з переліку, який визначений Законом, якщо очікувана вартість товару дорівнює або перевищує 200 тисяч гривень. Порядок же підтвердження ступеня локалізації виробництва товарів затверджено Постановою Кабінету Міністрів України від 2 серпня 2022 р. № 861 (далі – Порядок). Пунктом 13 Постанови, зокрема, визначено, що учасник, з яким укладено договір про закупівлю предмета закупівлі, внесеного до переліку, одночасно з передачею товару надає замовнику підготовлену виробником товару фактичну калькуляцію собівартості такого товару, що оприлюднюється замовником в електронній системі закупівель разом із звітом про виконання договору про закупівлю. [/restrict]

Додатково звертаємо вашу увагу, що у матеріалі «Як знайти договори, до яких ще не було оприлюднено звіт про виконання» наведено покрокову інструкцію, яка дозволяє замовнику знайти договори, щодо яких ще не оприлюднено звіт про виконання.

#звіт про виконання договору #як оприлюднити звіт про виконання договору #20 робочих днів для звіту про виконання договору #коли подавати звіт про виконання договору #строк дії договору закупівля #як рахувати робочі дні під час воєнного стану #чи потрібно закривати договір закупівлі #звітування про виконання договору прозорро #чи потрібно звітувати за прямими договорами #запит пропозицій постачальників звітування #відкриті торги звіт про виконання #зміни до договору для звітування #розірвання договору закупівлі як звітувати #звітування нульовий договір прозорро #чи можна звітувати під час моніторингу #штраф за несвоєчасне оприлюднення звіту #чи потрібен протокол при звітуванні договору #631 стаття цку строк дії договору #локалізація звіт про виконання договору