Закупівельники активно готуються до нового року та вже розпочинають закупівлі для забезпечення потреб своїх установ у 2025 році. Аналізуючи практику Державної аудиторської служби України (ДАСУ), ми помітили поширену помилку, яку допускає значна кількість замовників на етапі внесення закупівель до річного плану в електронній системі — вони неправильно вказують рік здійснення закупівлі.
Не будемо заглиблюватися в теорію про те, що замовник може розпочати закупівлю для потреб наступного року ще в поточному, оскільки це очевидно. Тож одразу перейдемо до практичної частини та покажемо, як правильно вказувати рік здійснення закупівлі в електронній системі, якщо товари, роботи чи послуги замовник купує для потреб 2025 року, але здійснювати закупівлю буде в поточному, 2024 році.
Моніторинг UA-M-2022-06-13-000038 в закупівлі UA-2021-12-29-002815-c
Під час проведеного моніторингу та аналізу інформації, розміщеної в електронній системі закупівель, було встановлено, що замовником 29 грудня 2021 року до річного плану закупівель була включена закупівля твердого палива. Замовник визначив рік проведення закупівлі як 2021.
Згідно з оприлюдненим оголошенням про проведення відкритих торгів на закупівлю за вказаним предметом, строк поставки товарів був встановлений замовником до 1 квітня 2022 року (тобто товар мав поступити у 2022 році). Отже, аудитор приходить до висновку, що в електронній системі закупівель відсутня інформація щодо планування замовником даної закупівлі на 2022 рік.
Аудитор вказує на те, що ця закупівля була проведена не відповідно до вимог частини першої статті 4 Закону.
Як правильно вказати рік здійснення запланованої закупівлі в електронній системі закупівель?
Розглянемо приклад: у замовника виникає потреба в закупівлі електроенергії на 2025 рік. Щоб забезпечити установу електроенергією з 1 січня 2025 року, закупівлю необхідно розпочати вже зараз. При оприлюдненні інформації про таку закупівлю в річному плані, замовник повинен зазначити період, на який планується ця закупівля.
На різних електронних майданчиках технічні можливості можуть відрізнятися, але основна суть залишається незмінною. Під час внесення закупівлі до річного плану, замовник має вказати рік, на який планується закупівля, а також місяць і рік фактичного проведення закупівлі. На майданчику Zakupki.Prom ці поля виглядають так:
Почнемо з першої графи: тут замовнику потрібно вказати не рік, коли закупівля буде фактично здійснюватися, а рік, для потреб якого вона планується. Повертаючись до нашого прикладу з електроенергією, у цій графі замовник має зазначити 2025 рік, адже саме в 2025 році він планує використовувати цей товар.
Щодо графи «орієнтовний початок проведення закупівлі», тут замовник повинен вказати період, коли фактично планує розпочати закупівлю. Знову звертаємося до прикладу: хоча електроенергія потрібна для потреб 2025 року, закупівля буде розпочата вже зараз, у жовтні 2024 року.
Як бачимо, процес досить простий і зрозумілий. Бажаємо вам успішно завершити поточний рік та здійснити всі заплановані закупівлі вчасно, без перешкод у вигляді моніторингів ДАСУ чи оскаржень в АМКУ.
Додатково рекомендуємо ознайомитися з матеріалом за темою: «Річний план закупівель та зміни до нього: в чому різниця?».
