Пунктом 14 Особливостей визначено, що закупівля відповідно до цих особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля, незалежно від її вартості, включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону.
В свою чергу, статтею 4 Закону України «Про публічні закупівлі» передбачено, що планування закупівель здійснюється на підставі наявної потреби у закупівлі товарів, робіт і послуг. Заплановані закупівлі включаються до річного плану закупівель. Річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.
Проте ця норма описує лише фінальну частину виконаної роботи закупівельника. Перш ніж запланована закупівля потрапить до електронної системи закупівель, проводиться загальний збір та аналіз річної потреби замовника в конкретних товарах, роботах та послугах, а також проводиться аналіз ринку для встановлення їх вартості.
Тому і не дивно, що планування закупівель є складним, важливим та відповідальним етапом для кожного закупівельника. У цьому матеріалі ми розглянемо саме цей етап, зосереджуючись на відмінностях між річним планом закупівель та його змінами, адже це питання часто виникає у уповноважених осіб. Почнемо з оприлюднення річного плану в електронній системі закупівель.
Чи є обов’язок весь річний план оприлюднювати в електронну систему закупівель на рік наперед?
Як ми вже зазначили, при плануванні майбутніх закупівель для власних потреб замовники повинні враховувати їх річні обсяги. Коли складається річний план закупівель поза електронною системою, закупівельнику не обов’язково оприлюднювати його в повному обсязі в електронній системі. Замовник може публікувати позиції річного плану в електронній системі поступово, безпосередньо перед проведенням кожної закупівлі.
Річний план закупівель та зміни до нього: в чому різниця?
Відмінність між річним планом закупівель та змінами до нього полягає головним чином у назві протоколу. Замовник, діючи поза електронною системою закупівель, складає план своїх річних потреб, а потім поступово оприлюднює цей план в електронній системі. Перша закупівля, яка публікується в електронній системі закупівель на відповідний рік, вважатиметься започаткуванням річного плану закупівель.
Для наочності розглянемо приклад: замовник, працюючи поза електронною системою закупівель, планує придбати 50 різних предметів закупівель у поточному році, серед яких є товари, роботи та послуги. Однак, на даний момент, серед усіх запланованих покупок, уповноважена особа планує провести лише одну закупівлю.
Так, уповноважена особа має затвердити цю позицію річного плану закупівель протокольним рішенням та оприлюднити її в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження. Це буде вважатися затвердженням річного плану закупівель на відповідний рік.
Далі, всі наступні позиції річного плану закупівель будуть оприлюднюватися у вже існуючий річний план в електронній системі закупівель. Таким чином, це буде вважатися внесенням змін до річного плану закупівель. Відповідно, такі зміни затверджуються протоколом уповноваженої особи замовника щодо внесення змін до річного плану закупівель.
Як бачимо, різниця полягає лише в назві протоколу. Перша позиція плану, яка вноситься в електронну систему закупівель у поточному році, оформляється протоколом про затвердження річного плану закупівель, всі наступні позиції оформлюються протоколом про внесення змін до річного плану закупівель.
Чи потрібно оприлюднювати протокол в електронній системі закупівель
Як ми вже визначили вище, затвердження річного плану закупівель та внесення змін до нього оформлюються протоколом уповноваженої особи. При цьому ні Закон України «Про публічні закупівлі», ні Особливості не містять вимог щодо оприлюднення такого протоколу в електронній системі закупівель. Тож, можемо зробити висновок, що такий протокол має лише зберігатися уповноваженою особою, при цьому його оприлюднення в електронній системі закупівель не є обов’язковим.
