У своїй роботі уповноважені особи часто допускають помилки, і їхня природа може бути абсолютно різною. Іноді вони виникають через людський фактор, а в інших випадках – через технічні збої в роботі електронної системи закупівель.
У цьому матеріалі ми розглянемо, як аудитори реагують на технічні помилки та чи приймають аргументи замовника щодо того, що помилка сталася не з його вини. Почнемо з аналізу моніторингу, проведеного ДАСУ в межах однієї із закупівель.
Моніторинг UA-M-2024-12-24-000005 в закупівлі UA-2024-11-06-013139-a
Аналіз оприлюдненої інформації показав, що, порушуючи вимоги частини першої статті 4 Закону, замовник не включив до річного плану закупівель на 2024 рік закупівлю без використання електронної системи: “Зернові культури та картопля” (ДК 021:2015: 03210000-6 – Зернові культури та картопля).
Під час моніторингу замовник у поясненні від 10.01.2024 року зазначив:
“…Під час аварійного відключення світла на території Тернопільської області план не вдалося опублікувати з технічних причин. Відсутність внесення змін у річний план закупівель щодо закупівлі “Зернові культури та картопля” (ID: UA-2024-11-06-013139-a) уповноважена особа виявила та опублікувала його через електронний майданчик ID: UA-P-2025-01-08-004814-a…”
Також під час моніторингу виявлено, що замовник не оприлюднив обґрунтування підстави для здійснення закупівлі, як того вимагає пункт 13 Особливостей.
На письмовий запит замовник надав протокольне рішення уповноваженої особи щодо обґрунтування підстави для здійснення закупівлі. Крім того, у поясненні від 09.01.2025 року замовник зазначив:
“…Причиною неоприлюднення в електронній системі закупівель разом із звітом про договір, укладений без використання електронної системи закупівель, стало те, що під час публікації договору стався технічний збій. Унаслідок цього завантажився лише сам договір, а обґрунтування – ні…”
Таким чином, замовник порушив пункт 13 Особливостей, не дотримавшись строків оприлюднення обґрунтування підстави для здійснення закупівлі без використання електронної системи.
Технічний збій чи недбалість? Чому аудитори не прийняли аргументи замовника
Аналізуючи наведений вище моніторинг, можна зробити висновок:
- Замовник не оприлюднив інформацію про закупівлю в річному плані.
- Не опублікував обґрунтування здійснення такої закупівлі в електронній системі.
- Як пояснення навів аргумент про технічний збій на майданчику.
Однак результат моніторингу показує, що аудитори все ж таки констатували порушення. Чому так сталося?
Швидше за все, ДАСУ не прийняла цей аргумент, оскільки замовник не надав жодного підтвердження з майданчика про технічний збій.
Варто зазначити, що подібна практика вже була предметом судового розгляду. В одній із попередніх закупівель, про яку ми писали, замовник оприлюднив обґрунтування підстави для здійснення закупівлі на 14-й робочий день після укладення договору, що було зафіксовано ДАСУ як порушення.
Замовник не погодився з висновком аудиторів і звернувся до суду, пояснюючи порушення технічним збоєм. Проте суд не прийняв цей аргумент, оскільки не було надано жодного документального підтвердження технічного збою.
Детальніше ознайомитися з цим рішенням можна тут: «Не оприлюднення обґрунтування за п. 13 Особливостей: технічна помилка чи неуважність. Позиція ДАСУ та суду»
Як замовнику уникнути подібних ситуацій?
Така ситуація є доволі поширеною: замовники часто намагаються виправдати порушення, посилаючись на технічну помилку. Проте в більшості випадків фактичного технічного збою немає.
- Що таке справжня технічна помилка?
Це помилка, яка сталася через обставини, що не залежать від вас. Наприклад, ви опублікували звіт у системі Prozorro, але через збій на майданчику договір не відобразився.
- Що робити, якщо стався технічний збій?
Щоб ДАСУ або суд прийняли ваші аргументи, важливо надати офіційне підтвердження від майданчика про технічний збій.
- А якщо замовник просто пропустив строки?
У такому разі навіть протокол про технічну помилку не допоможе відстояти позицію перед аудиторами чи судом.
Як уникнути порушень? Головне – контроль
Повертаючись до прикладу моніторингу, важливо підкреслити значення своєчасного виявлення помилки.
Замовник пояснив затримку публікації плану та обґрунтування технічним збоєм через відключення електроенергії. Припустимо, це дійсно стало причиною. Але ж цю проблему можна було виявити самостійно – достатньо було перевірити, чи план та звіт оприлюднений у системі та чи всі документи до звіту було підвантажено.
Проте цього не зробили, і помилку вже зафіксували аудитори.
Що радимо замовникам: Після публікації документів у системі Prozorro виділіть кілька хвилин, щоб переконатися, що:
- Всі документи завантажені коректно.
- Інформація опублікована без помилок.
- Жоден файл не загубився через технічний збій.
Розуміємо, що через велику завантаженість уповноважена особа може не встигати контролювати всі процеси. Проте кілька хвилин перевірки можуть допомогти уникнути серйозних порушень у майбутньому.
Додатково рекомендуємо ознайомитися з такими матеріалами:
- Не оприлюднили договір чи обґрунтування у звіті за п. 13 Особливостей – що робити?
- Допустили помилку при публікації додаткової угоди: як виправити?
- Допустили помилку в плані: оприлюднити новий чи виправити існуючий?
#технічний збій #технічна помилка #допущена помилка
