Якими нормами керуватися при визначенні строків зберігання документів

Важливою складовою роботи державного замовника є оформлення та зберігання документів із закупівель.
Ні для кого не секрет, що рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом. Окрім протоколів в організації зберігається й безліч інших документів таких як договори з контрагентами, інструкції, накази тощо. Зрозуміло, що ці документи не повинні зберігатися вічно, тож далі розберемося яким нормативним актом керуватися при визначенні строків зберігання документів.

Закон України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон) не встановлює жодних строків для зберігання документів з публічних закупівель. Разом з цим Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 затверджено «Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» (далі – Перелік).

Цей Перелік включає типові документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій, тож державні замовники впевнено можуть використовувати даний Перелік для визначення строків зберігання документів з публічних закупівель. Цей Перелік може використовуватися також фізичними особами – підприємцями.

Строки зберігання документів, визначені в Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації. Рекомендуємо дотримуватися строків для зберігання документів, зазначених в Переліку.