Протоколи у закупівлях: коли і які оприлюднювати

Управління закупівлями в публічному секторі є важливим процесом, що потребує чіткого дотримання нормативних вимог і документального оформлення кожного етапу. Однією з ключових складових цього процесу є складання відповідних протоколів, які забезпечують прозорість, законність і обґрунтованість прийнятих рішень.

Закупівлі можуть здійснюватися за різними способами, такими як відкриті торги, ЗПП, закупівлі як виняток по пункт 13 Особливостей та інші. Кожен із цих видів має свої особливості та вимагає належного документального оформлення.

Уповноважена особа (УО), яка відповідає за здійснення закупівель, повинна не лише розуміти особливості кожного виду закупівлі, а й правильно складати відповідні протоколи, що підтверджують хід та результати процесу.

У цій статті розглянемо, які саме протоколи повинна складати УО під час проведення різних видів закупівель та які вимоги до їх оприлюднення.

Відкриті торги з Особливостями

Етап закупівлі	Назва протоколу (рішення)	Чи потрібно оприлюднювати?	НПА
Планування	Протокол про затвердження річного плану/змін до річного плану	Ні, обов’язку немає.	Ч. 1 ст. 4 Закону України «Про публічні закупівлі»
Затвердження та оприлюднення оголошення та тендерної документації	Протокол про затвердження та оприлюднення оголошення та тендерної документації	Ні, обов’язку немає.	П. 1 ч. 1 ст. 10 Закону України «Про публічні закупівлі»
Відповідь на звернення учасника	Протокол про надання відповіді на звернення учасника	Ні, обов’язку немає.	П. 54 Особливостей
Внесення змін до тендерної документації та/або оголошення	Протокол про внесення змін до тендерної документації та/або оголошення	Ні, обов’язку немає.	П. 54 Особливостей
Продовження строку розгляду пропозиції учасника	Протокол про продовження строку розгляду тендерної пропозиції учасника	Ні, обов’язку немає.	Ч. 10 ст. 29 Закону України «Про публічні закупівлі»
Перевірка учасника відповідно до пункту 47 Особливостей	Протокол про перевірку учасника згідно пункту 47 Особливостей	Ні, обов’язку немає.	П. 47 Особливостей
Вимога про усунення учасником невідповідностей протягом 24 годин	Протокол-вимога щодо виправлення виявлених замовником невідповідностей протягом 24 годин	Так, підлягає оприлюдненню	П. 43 Особливостей
Відхилення пропозиції учасника	Протокол про відхилення учасника, який підпадає під підстави, встановлені пунктом 47 цих Особливостей Протокол про відхилення учасника, як такого, що зазначив у тендерній пропозиції недостовірну інформацію, що є суттєвою для визначення результатів відкритих торгів, яку замовником виявлено згідно з абзацом першим пункту 42 цих особливостей Протокол про відхилення учасника, як такого, що не надав забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником Протокол про відхилення учасника, як такого, що не виправив виявлені замовником після розкриття тендерних пропозицій невідповідності в інформації та/або документах, що подані ним у складі своєї тендерної пропозиції, та/або змінив предмет закупівлі (його найменування, марку, модель тощо) під час виправлення виявлених замовником невідповідностей, протягом 24 годин з моменту розміщення замовником в електронній системі закупівель повідомлення з вимогою про усунення таких невідповідностей Протокол про відхилення учасника, як такого, що не надав обґрунтування аномально низької ціни тендерної пропозиції протягом строку, визначеного абзацом першим частини чотирнадцятої статті 29 Закону/абзацом дев’ятим пункту 37 цих особливостей Протокол про відхилення учасника, як такого, що визначив конфіденційною інформацію, що не може бути визначена як конфіденційна відповідно до вимог пункту 40 цих особливостей Протокол про відхилення учасника, як такого, що є громадянином Російської Федерації/Республіки Білорусь/Ісламської Республіки Іран … Протокол про відхилення учасника, тендерна пропозиція якого не відповідає умовам технічної специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації, крім невідповідності в інформації та/або документах, що може бути усунена учасником процедури закупівлі відповідно до пункту 43 цих особливостей Протокол про відхилення учасника, тендерна пропозиція якого є такою, строк дії якої закінчився Протокол про відхилення учасника, тендерна пропозиція якого є такою, ціна якої перевищує очікувану вартість предмета закупівлі, визначену замовником в оголошенні про проведення відкритих торгів Протокол про відхилення учасника, тендерна пропозиція якого є такою, що не відповідає вимогам, установленим у тендерній документації відповідно до абзацу першого частини третьої статті 22 Закону Протокол про відхилення учасника, який надав неналежне обґрунтування щодо ціни або вартості відповідних товарів, робіт чи послуг тендерної пропозиції, що є аномально низькою Протокол про відхилення учасника, який не виконав свої зобов’язання за раніше укладеним договором про закупівлю з тим самим замовником, що призвело до його дострокового розірвання і застосування санкцій у вигляді штрафів та/або відшкодування збитків протягом трьох років з дати дострокового розірвання такого договору	Так, підлягає оприлюдненню	П. 46 Особливостей
Визначення учасника переможцем процедури закупівлі	Протокол про визначення учасника переможцем процедури закупівлі	Так, підлягає оприлюдненню	П. 41 Особливостей та ч. 10 10 ст. 29 Закону України «Про публічні закупівлі»
Перевірка переможця відповідно до пункту 47 Особливостей	Протокол про перевірку переможця згідно пункту 47 Особливостей	Ні, обов’язку немає.	П. 47 Особливостей
Відхилення пропозиції переможця процедури закупівлі	Протокол про відхилення тендерної пропозиції переможця, як такого, що відмовився від підписання договору про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації або укладення договору про закупівлю (надав лист про відмову) Протокол про відхилення тендерної пропозиції переможця, як такого, що відмовився від підписання договору про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації або укладення договору про закупівлю (не вийшов на зв’язок) Протокол про відхилення тендерної пропозиції переможця, як такого, що не надав у спосіб, зазначений в тендерній документації, документи, що підтверджують відсутність підстав, визначених у підпунктах 3, 5, 6 і 12 пункту 47 Особливостей Протокол про відхилення тендерної пропозиції переможця, як такого, що не надав забезпечення виконання договору про закупівлю, якщо таке забезпечення вимагалося замовником Протокол про відхилення тендерної пропозиції переможця, як такого, що надав недостовірну інформацію, що є суттєвою для визначення результатів процедури закупівлі, яку замовником виявлено згідно з абзацом першим пункту 42 цих особливостей	Так, підлягає оприлюдненню	П. 46 Особливостей
Звернення від учасника, пропозиція якого відхилена	Протокол про надання відповіді на звернення учасника, тендерна пропозиція якого відхилена	Ні, обов’язку немає.	П. 46 Особливостей
Продовження строку для укладення договору про закупівлю до 60 днів	Протокол про продовження строку для укладання договору за результатами процедури закупівлі до 60 днів	Ні, обов’язку немає.	П. 49 Особливостей
Відміна торгів	Протокол про відміну відкритих торгів у зв’язку із відсутністю подальшої потреби в закупівлі товарів, робіт чи послуг Протокол про відміну відкритих торгів у зв’язку із неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, з описом таких порушень Протокол про відміну відкритих торгів у зв’язку із скорочення обсягу видатків на здійснення закупівлі товарів, робіт чи послуг Протокол про відміну відкритих торгів, коли здійснення закупівлі стало неможливим внаслідок дії обставин непереборної сили	Сам протокол оприлюднювати обов’язку немає, проте замовник, разі відміни відкритих торгів протягом одного робочого дня з дати прийняття відповідного рішення зазначає в електронній системі закупівель підстави прийняття такого рішення.	П. 50 Особливостей
Період оскарження і можливі протоколи УО на цьому етапі
Відповідь на запит органу оскарження	Протокол про надання відповіді на запит АМКУ	Ні, обов’язку немає.	П. 66 Особливостей
Усунення порушень, зазначених у скарзі до органу оскарження з власної ініціативи	Протокол про усунення замовником порушень, зазначених у скарзі	Ні, обов’язку оприлюднювати протокол немає. Проте, замовник протягом одного робочого дня з моменту усунення порушення повинен повідомити про це органу оскарження та розмістити підтвердження в електронній системі закупівель. Таке повідомлення може бути оприлюднене у вигляді протоколу.	П. 67 Особливостей
Виконання рішення органу оскарження	Протокол про відміну прийнятого рішення щодо визначення переможця/відхилення учасника за результатом розгляду скарги АМКУ	Ні, обов’язку немає.	Ч. 22 ст. 18 Закону України «Про публічні закупівлі»
Моніторинг ДАСУ і можливі протоколи УО на цьому етапі
Запит від ДАСУ про надання пояснення (інформацію, документи) щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі	Протокол про надання пояснення на звернення ДАСУ	Обов’язку оприлюднювати протокол немає. Однак, замовник має оприлюднити пояснення (інформацію, документи) щодо прийнятих рішень та/або вчинених дій чи бездіяльності, які є предметом дослідження в рамках моніторингу процедури закупівлі	Ч. 8 ст. 8 Закону України «Про публічні закупівлі»
Надання аргументованих заперечень до висновку ДАСУ	Протокол про надання аргументованих заперечень до висновку ДАСУ	Обов’язку оприлюднювати протокол немає. Однак, замовник, за потреби, має оприлюднити аргументовані заперечень до висновку ДАСУ. Така інформація може бути оприлюднена у вигляді протоколу.	Ч. 8 ст. 8 Закону України «Про публічні закупівлі»
Надання інформації про причини неможливості усунення виявлених порушень	Протокол про надання інформації про причини неможливості усунення виявлених порушень	Обов’язку оприлюднювати протокол немає. Однак, замовник, за потреби, має оприлюднити інформацію про причини неможливості усунення виявлених порушень. Така інформація може бути оприлюднена у вигляді протоколу.	Ч. 8 ст. 8 Закону України «Про публічні закупівлі»
Надання інформації та/або документів, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель	Протокол про надання інформації та/або документів, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель	Обов’язку оприлюднювати протокол немає. Однак, замовник має оприлюднити інформацію та/або документи, що свідчать про усунення порушення (порушень) законодавства у сфері публічних закупівель. Така інформація може бути оприлюднена у вигляді протоколу.	Ч. 8 ст. 8 Закону України «Про публічні закупівлі»

Закупівлі, здійснені за пунктом 13 Особливостей

Етап закупівлі	Назва протоколу (рішення)	Чи потрібно оприлюднювати?	НПА
Планування	Протокол про затвердження річного плану/змін до річного плану	Ні, обов’язку немає	Ч. 1 ст. 4 Закону України «Про публічні закупівлі»
Прийняття рішення щодо здійснення закупівлі на підставі пункту 13 Особливостей	Протокол щодо прийняття рішення про здійснення закупівлі на підставі одного з підпунктів пункту 13 Особливостей	Ні, обов’язку немає	П. 13 Особливостей
Підготовка обґрунтування здійснення закупівлі	Зразок обґрунтування закупівлі здійсненої на підставі одного з підпунктів пункту 13 Особливостей	Так, таке обґрунтування підлягає оприлюдненню	П. 13 Особливостей

Закупівлі, здійснені шляхом застосування ЗПП

Етап закупівлі	Назва протоколу (рішення)	Чи потрібно оприлюднювати?	НПА
Планування	Протокол про затвердження річного плану/змін до річного плану	Ні, обов’язку немає	Ч. 1 ст. 4 Закону України «Про публічні закупівлі»
Прийняття рішення щодо здійснення закупівлі шляхом застосування запиту пропозицій постачальників	Протокол про здійснення закупівлі з використанням електронного каталогу шляхом запиту пропозицій постачальників	Ні, обов’язку немає	П. 13 Особливостей
Відхилення переможця запиту пропозицій постачальників	Протокол про відхилення пропозиції переможця відбору, якщо постачальник не підписав договір у строк, визначений абзацом першим пункту 66 цього Порядку Протокол про відхилення пропозиції переможця відбору, якщо постачальник письмово відмовився від укладення договору на умовах, визначених замовником у запиті пропозицій постачальників, зокрема у проекті договору, що є складовою частиною запиту пропозицій постачальників Протокол про відхилення пропозиції переможця відбору, якщо постачальник пропонує товар походженням з Російської Федерації/Республіки Білорусь	Так, підлягає оприлюдненню	П. 64 Порядку № 822
Відміна запиту пропозицій постачальників	Протокол про відміну запиту пропозицій постачальників у разі відсутності подальшої потреби в закупівлі Протокол про відміну запиту пропозицій постачальників у разі скорочення обсягу видатків на здійснення закупівлі Протокол про відміну запиту пропозицій постачальників у разі якщо здійснення закупівлі стало неможливим внаслідок дії обставин непереборної сили	Так, підлягає оприлюдненню	П. 65 Порядку № 822
Продовження строку для укладення договору до 15 днів	Протокол про продовження строку для укладання договору до 10 днів	Ні, обов’язку немає.	П. 66 Порядку № 822

Які протоколи потрібно складати УО при проведенні різних видів закупівель

Відкриті торги з Особливостями

Період оскарження і можливі протоколи УО на цьому етапі

Закупівлі, здійснені за пунктом 13 Особливостей

Закупівлі, здійснені шляхом застосування ЗПП