Як правильно планувати закупівлі: роз’яснення та відповіді на часті запитання

Не всі замовники розуміють різницю між процесом затвердження річного плану закупівель та внесенням змін до нього. Насправді відмінностей у порядку оприлюднення річного плану та його змін небагато — фактично лише одна.

Ця відмінність полягає у підготовці відповідного протоколу. Коли замовник уперше вносить у електронну систему закупівель позицію річного плану (наприклад, першу закупівлю на 2025 рік), така дія оформлюється протоколом про затвердження річного плану закупівель.

Усі подальші позиції, які замовник додаватиме до плану протягом року, затверджуються протоколом про внесення змін до річного плану закупівель. Власне, у цьому й полягає вся різниця між зазначеними діями.

Як вже було визначено, планування — це основа системи публічних закупівель. Саме від того, наскільки якісно замовник визначить свої потреби, залежить подальше проведення процедур, дотримання строків і уникнення порушень законодавства.

Одним із інструментів, який дедалі частіше використовують замовники, є орієнтовний річний план закупівель — внутрішній документ, що допомагає системно підготуватись до формування річного плану.

Поняття «орієнтовний річний план» не визначене Законом України «Про публічні закупівлі» чи Особливостями. Його складання не є обов’язковим, але може бути зручним етапом внутрішньої підготовки до планування.

Фактично, орієнтовний річний план — це чернетка майбутнього річного плану закупівель, у якій замовник може зібрати всі відомі на поточний момент потреби в товарах, роботах і послугах на наступний рік. Такий документ може містити орієнтовні дані про:

• предмет закупівлі;
• очікувану вартість;
• вид закупівлі;
• обсяг і джерело фінансування.

Оскільки орієнтовний річний план має виключно внутрішній характер, він не підлягає оприлюдненню в електронній системі закупівель і не потребує затвердження керівником. Його мета — впорядкувати інформацію, отриману від структурних підрозділів, та створити базу для подальшого формування річного плану, який уже буде затверджено й оприлюднено відповідно до статті 4 Закону.

Формування орієнтовного річного плану дозволяє:

• заздалегідь визначити потребу в закупівлях і раціонально розподілити ресурси;
• правильно визначити вид закупівлі без поспіху й уточнень;
• уникнути ситуацій, коли закупівля потрібна «на вчора»;
• спростити роботу уповноваженої особи при підготовці до проведення процедур;
• забезпечити узгодженість між плануванням, фінансуванням і реальними потребами установи.

Таким чином, орієнтовний річний план не є обов’язковим документом у розумінні законодавства, однак є ефективним інструментом внутрішнього планування, який підвищує якість організації закупівельної діяльності та дозволяє уникати типових помилок на етапі складання річного плану.

Ані Закон, ані Особливості не встановлюють обов’язку щодо підготовки паперового варіанта річного плану закупівель. Основним завданням замовника під час планування є вчасне оприлюднення затвердженого річного плану або змін до нього в електронній системі закупівель.

Жодних вимог щодо складання або зберігання паперового плану чинне законодавство не містить. Так, замовник має планувати свої потреби в товарах, роботах чи послугах на рік уперед, однак форма такого планування поза електронною системою закупівель може бути довільною.

Зручнішою альтернативою паперовому плану є використання електронних таблиць або спеціальних програм, які дозволяють систематизувати дані та оперативно вносити зміни.
Водночас, якщо внутрішні правила установи передбачають обов’язкове оформлення річного плану у паперовому вигляді, такі вимоги слід або дотримуватися, або внести відповідні зміни до локальних нормативних документів.

Якщо замовник, наприклад, на початку року оприлюднив в електронній системі закупівель позицію річного плану щодо придбання певного предмета закупівлі, але згодом цю закупівлю не здійснив (через відсутність потреби чи зміну обставин), логічно було б передбачити необхідність скасування такої позиції плану.

Водночас, якщо керуватися виключно положеннями чинного законодавства у сфері публічних закупівель, слід зазначити, що Закон України «Про публічні закупівлі» встановлює обов’язок замовника включати заплановані закупівлі до річного плану, проте не містить вимоги щодо обов’язкового виключення або скасування позицій, за якими закупівлі не відбулися.

Отже, рішення про те, чи вилучати невикористані позиції з річного плану, залишається на розсуд замовника. Такі позиції не впливають на правомірність проведення інших процедур закупівель і не створюють порушення вимог законодавства.

Уповноважені особи замовників часто ставлять питання щодо того, яку саме інформацію необхідно зазначати в розділі «Примітки» під час оприлюднення річного плану закупівель в електронній системі закупівель.

Законодавство не встановлює чітких вимог до заповнення цього поля. Таким чином, воно має довільний характер і може містити будь-яку додаткову інформацію, яку замовник вважає доцільною для уточнення змісту позиції річного плану.

На практиці в розділі «Примітки» замовники можуть зазначати:

• номенклатурні позиції предмета закупівлі;
• короткий опис або технічні характеристики товарів чи послуг;
• внутрішні позначення, коди чи іншу службову інформацію.

Водночас заповнення цього поля не є обов’язковим. Замовник має право як внести до нього додаткові відомості, так і залишити його порожнім — це не вважатиметься порушенням вимог законодавства у сфері публічних закупівель.

Досить поширеною практикою серед замовників залишається оприлюднення в електронній системі закупівель усіх запланованих на поточний рік позицій річного плану закупівель. Проте така практика не є обов’язковою вимогою законодавства.

Жоден нормативно-правовий акт не встановлює обов’язку замовника одразу на початку року оприлюднювати в системі всі заплановані закупівлі. Закон вимагає лише, щоб кожна закупівля була включена до річного плану закупівель до моменту її проведення.

Відтак замовник має право вносити позиції до річного плану поступово — безпосередньо перед оголошенням або здійсненням відповідної закупівлі. Такий підхід дозволяє уникнути необхідності багаторазового коригування річного плану, забезпечує актуальність оприлюдненої інформації та оптимізує роботу уповноважених осіб.

Згідно пункту 24 Особливостей, замовник самостійно та безоплатно через авторизований електронний майданчик оприлюднює в електронній системі закупівель відповідно до Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 11 червня 2020 р. № 1082, та цих особливостей оголошення про проведення відкритих торгів та тендерну документацію на закупівлю товарів, послуг не пізніше ніж за сім днів, на закупівлю робіт не пізніше ніж за 14 днів до кінцевого строку подання тендерних пропозицій.

В свою чергу, пунктом 14 Порядку визначено, що під час унесення інформації щодо предмета закупівлі товарів та послуг в оголошення, оприлюднення яких передбачено Законом, в окремих електронних полях зазначається інформація, визначена пунктом 12 та абзацами другим-четвертим пункту 13 цього Порядку, та інформація щодо:

• назви товару чи послуги кожної номенклатурної позиції предмета закупівлі;
• коду товару чи послуги, визначеного згідно з Єдиним закупівельним словником, що найбільше відповідає назві номенклатурної позиції предмета закупівлі.

З наведеного вбачається, що інформація щодо номенклатурних позицій предмета закупівлі зазначається лише під час заповнення оголошення. При внесенні інформації про закупівлю в річний план номенклатурні позиції предмета закупівлі в ньому не зазначаються.

Щоб визначити, коли саме замовник має право вносити зміни до позицій річного плану закупівель, слід розуміти, у якому статусі може перебувати така позиція. В електронній системі закупівель позиції плану можуть мати чотири статуси: «Чернетка», «Запланований», «Оголошено тендер» та «Скасований».

• «Чернетка» — цей статус має позиція річного плану, створена замовником, але ще не оприлюднена. Такий план доступний для перегляду лише в особистому кабінеті замовника.
• «Запланований» — статус присвоюється після того, як замовник оприлюднив і підписав позицію річного плану закупівель.
• «Оголошено тендер» — означає, що на підставі цієї позиції вже розпочато процедуру закупівлі.
• «Скасований» — присвоюється позиції, яку замовник скасував.

Редагування плану можливе лише тоді, коли його позиція перебуває у статусі «Чернетка» або «Запланований». У цих статусах замовник може змінювати будь-які дані, зокрема предмет закупівлі, очікувану вартість або джерело фінансування.

Якщо ж позиція плану має статус «Оголошено тендер» чи «Скасований», внесення змін до неї неможливе — у такому випадку замовник може лише створити нову позицію річного плану.

Так.

Відповідно до статті 4 Закону України «Про публічні закупівлі», кожна закупівля здійснюється виключно відповідно до річного плану закупівель. Це означає, що перед оголошенням будь-якої закупівлі замовник зобов’язаний внести інформацію про неї до річного плану.

Таким чином, кожна нова закупівля — незалежно від того, скільки разів її оголошують — має бути відображена в річному плані закупівель.

Наприклад, якщо замовник оголосив відкриті торги, але вони не відбулися, і він прийняв рішення оголосити закупівлю повторно, інформацію про цю повторну закупівлю необхідно повторно включити до річного плану. Це правило поширюється на всі види процедур закупівель без винятку.

У системі Prozorro передбачено функціонал, який дозволяє замовникам оприлюднювати обґрунтування здійснення закупівлі безпосередньо в річному плані закупівель. Однак, слід зауважити, що використання цього функціоналу не є обов’язковим.

Замовник має право, за власним бажанням, при плануванні закупівель додати обґрунтування їх доцільності. Цей інструмент доступний для будь-яких закупівель, незалежно від очікуваної вартості, предмета чи типу процедури.

У разі, якщо замовник вирішить оприлюднити обґрунтування, у відповідному полі можна вказати будь-яку інформацію, яку він вважає необхідною, а також додати посилання на документи, що підтверджують зазначені відомості.

Представники Prozorro рекомендують у цьому полі зазначати, чому саме зараз необхідно провести закупівлю, яке значення вона має для діяльності установи або яку користь принесе суспільству.

Отже, оприлюднення обґрунтування закупівлі є правом, а не обов’язком замовника. Його використання доцільне у тих випадках, коли замовник прагне підвищити прозорість своєї діяльності та надати додаткові пояснення щодо планових потреб.

Часто замовники цікавляться, чи потрібно при оприлюдненні річного плану закупівель у електронній системі завантажувати будь-які документи (наприклад, протокол про затвердження річного плану або внесених до нього змін).

Подібні питання можуть виникати через те, що на деяких майданчиках при внесенні інформації про закупівлю до річного плану доступний функціонал для додавання файлів. Втім, жодним нормативно-правовим актом не встановлено обов’язку додавати такі документи. Отже, замовник має право самостійно вирішувати, чи додавати файли при оприлюдненні закупівлі в річному плані.

Замовники часто стикаються з необхідністю розпочинати закупівлі для потреб наступного року ще у поточному. Зазвичай це зумовлено потребою забезпечити безперебійне отримання товарів, робіт або послуг. Наприклад, закупівлю електричної енергії на 2026 рік замовники можуть розпочати вже у листопаді 2025 року, щоб встигнути своєчасно провести торги та увійти в новий рік із укладеним договором з постачальником.

У таких випадках при плануванні закупівлі в поточному році слід зазначати, що закупівля здійснюється для потреб наступного року. Для цього при внесенні інформації про закупівлю до річного плану у полі «Рік» необхідно вказати рік, на який проводиться закупівля, а в полі «Орієнтовний початок проведення» — місяць та рік, коли замовник планує розпочати процедуру закупівлі.

Повертаючись до прикладу з електричною енергією: для закупівлі на 2026 рік у полі «Рік» зазначається 2026, а у полі «Орієнтовний початок проведення» — листопад 2025 року.