Практика проведення закупівель через електронний каталог свідчить, що навіть за належної підготовки уповноважена особа може зіткнутися з ситуацією, коли після оголошення запиту пропозицій постачальників (ЗПП) виникає потреба його скасувати. Проблема полягає в тому, що підстави для такої відміни є чітко визначеними та вичерпними. Якщо реальна причина не співпадає з формулюваннями нормативного акта, замовник опиняється перед необхідністю обрати таку модель своїх дій, яка буде відповідати законодавству та мінімізує ризики.
Правове регулювання відміни ЗПП встановлено пунктом 65 Порядку формування та використання електронного каталогу, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 14.09.2020 № 822. Нормою передбачено чотири підстави для прийняття рішення про скасування запиту:
- відсутність подальшої потреби в закупівлі;
- скорочення обсягу видатків на здійснення закупівлі;
- якщо здійснення закупівлі стало неможливим внаслідок дії обставин непереборної сили;
- а також неможливість усунення виявлених порушень вимог законодавства у сфері публічних закупівель з описом таких порушень. Цей підпункт може бути застосований замовником виключно до закінчення строку подання пропозицій постачальників, визначеного замовником у запиті пропозицій постачальників.
Таким чином, якщо строк подання пропозицій сплив, замовник фактично обмежений трьома варіантами правового обґрунтування. На практиці саме на цьому етапі виникають найскладніші питання. Досить поширеною є ситуація, коли помилку виявлено під час розгляду пропозицій. Наприклад, уповноважена особа некоректно визначила технічні характеристики товару або допустила неточність у кількості чи очікуваній вартості. Формально така обставина не передбачена пунктом 65 Порядку як самостійна підстава для відміни.
Іноді замовники намагаються застосувати підставу «неможливість здійснення закупівлі внаслідок дії обставин непереборної сили», однак такий підхід є юридично вразливим. Поняття форс-мажорних обставин передбачає наявність надзвичайних і невідворотних подій, які об’єктивно унеможливлюють виконання зобов’язань. До них належать воєнні дії, стихійні лиха, масштабні аварії, рішення органів державної влади, що блокують виконання договорів, та інші події подібного характеру. Натомість технічна помилка в оголошенні або неправильне формування потреби замовника не має ознак надзвичайності чи невідворотності і не підтверджується відповідним сертифікатом торгово-промислової палати. Використання такої підстави без належного документального підтвердження може розцінюватися як неправомірне.
У випадках, коли після закінчення строку подання пропозицій постачальників з’ясовується, що закупівля в оголошеному вигляді не відповідає фактичній потребі установи, найбільш коректним правовим рішенням зазвичай є відміна у зв’язку з відсутністю подальшої потреби в закупівлі. Йдеться не про повну відмову від придбання відповідного товару, а про відсутність потреби здійснювати закупівлю саме на тих умовах, які були визначені в оголошенні. Якщо технічні характеристики сформовані некоректно, замовник фактично не має потреби укладати договір за такими параметрами, що обґрунтовує застосування відповідної підстави.
Часто замовників бентежить той факт, що спочатку вони відміняють закупівлю за відсутності подальшої потреби, а потім оголошують таку закупівлю повторно. Проте такі побоювання є безпідставними. Ніде не передбачено, що після відміни запиту пропозицій постачальників за цією підставою замовник не може повторно оголосити аналогічну закупівлю.
Більше того, зазначена підстава є найбільш відповідною в такій ситуації. При оголошенні ЗПП замовник невірно визначив характеристики товару. Коли замовник це виявив, у нього дійсно відпала потреба в подальшому проведенні закупівлі саме на цих умовах. Тому логічно, що замовник відміняє її на підставі «відсутності подальшої потреби».
Пункт 65 Порядку також передбачає, що у разі відміни запиту пропозицій постачальників замовник обов’язково зазначає причину такої відміни та оприлюднює рішення в електронній системі закупівель протягом одного робочого дня з дня його прийняття.
Відповідно, уповноважена особа має не лише обрати в електронній системі одну з підстав для відміни, а й додатково оприлюднити своє рішення щодо відміни закупівлі.
Дане рішення оформлюється у вигляді протоколу уповноваженої особи. У протоколі можна більш детально конкретизувати причини прийняття рішення щодо відміни закупівлі.
Що стосується строків повторного оголошення, нормативні акти не встановлюють обмежень щодо мінімального періоду очікування. За наявності скоригованої потреби та належно підготовленого нового запиту замовник може ініціювати процедуру без зволікань.
Таким чином, якщо виникає необхідність відмінити запит пропозицій постачальників після закінчення строку подання пропозицій, за відсутності прямої підстави, замовник повинен діяти в межах вичерпного переліку, передбаченого пунктом 65 Порядку, обираючи ту правову конструкцію, яка найбільш коректно відображає фактичну ситуацію. Ключовим залишається не формальне посилання на норму, а змістовне та обґрунтоване пояснення прийнятого рішення.
