Процедура проведення публічних закупівель — це складний і регламентований процес, який часто потребує документального підтвердження майже кожного етапу. Одним із таких етапів є відміна торгів, що підтверджується протоколом про відміну торгів. Однак, існують ситуації, коли оформлення такого протоколу не є обов’язковим. У цій статті ми розглянемо, коли протокол про відміну торгів необхідний, а в яких випадках його можна не робити.
Для початку варто зазначити, що відповідно до частини 10 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою. З цієї норми стає очевидним, що всі прийняті уповноваженою особою рішення мають супроводжуватися складанням протоколу.
Коли протокол про відміну торгів є необхідним
Пунктом 50 Особливостей визначено, що уповноважена особа може відмінити торги у наступних випадках:
- у випадку відсутності подальшої потреби в закупівлі товарів, робіт чи послуг;
- у випадку неможливості усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель, з описом таких порушень;
- у випадку скорочення обсягу видатків на здійснення закупівлі товарів, робіт чи послуг;
- у випадку, коли здійснення закупівлі стало неможливим внаслідок дії обставин непереборної сили;
- у випадку подання для участі у відкритих торгах, передбачених абзацом другим пункту 25 цих особливостей, менше двох тендерних пропозицій.
Відміняючи відкриті торги з однієї з вищенаведених підстав, уповноважена особа приймає відповідне рішення, яке обов’язково має оформлюватися протоколом. Більше того, згідно з пунктом 50 Особливостей, у разі відміни відкритих торгів замовник протягом одного робочого дня з дати прийняття рішення повинен зазначити в електронній системі закупівель підстави для такого рішення. Таким чином, при відміні відкритих торгів замовник зобов’язаний складати протокол, що підтверджує прийняте рішення.
Коли протокол про відміну торгів не потрібен
Протокол про відміну торгів не потрібен замовнику в тих випадках, коли рішення щодо відміни закупівлі фактично не приймається самим замовником. Згідно з пунктом 51 Особливостей, відкриті торги автоматично відміняються електронною системою закупівель у таких випадках:
- відхилення всіх тендерних пропозицій (у тому числі, якщо була подана одна тендерна пропозиція, яка відхилена замовником) згідно з цими особливостями;
- неподання жодної тендерної пропозиції для участі у відкритих торгах у строк, установлений замовником згідно з цими особливостями.
Електронною системою закупівель автоматично протягом одного робочого дня з дати настання підстав для відміни відкритих торгів, визначених цим пунктом, оприлюднюється інформація про відміну відкритих торгів.
Таким чином, якщо замовник за результатами розгляду пропозицій усіх учасників приймає рішення про їх відхилення, після відхилення останнього учасника електронна система закупівель автоматично відміняє процедуру. Цей механізм в електронній системі спрацьовує автоматично, тому замовник не приймає жодних додаткових рішень і не оформлює жодних протоколів у такому випадку.
Висновок
Протокол щодо відміни відкритих торгів замовник складає лише у випадку, якщо рішення про відміну торгів приймається самим замовником. Якщо ж закупівля відміняється автоматично — через відхилення всіх тендерних пропозицій або неподання жодної тендерної пропозиції для участі у торгах, протокол про відміну замовнику складати не потрібно.
