Технічна частина тендерної пропозиції: які документи має надавати учасник

Статтею 22 Закону встановлено перелік відомостей, які повинна включати тендерна документація. Серед іншого це:

3) інформація про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, у тому числі відповідну технічну специфікацію (у разі потреби – плани, креслення, малюнки чи опис предмета закупівлі). Технічні, якісні характеристики предмета закупівлі та технічні специфікації до предмета закупівлі повинні визначатися замовником з урахуванням вимог, визначених частиною четвертою статті 5 цього Закону; 

4) інформація про маркування, протоколи випробувань або сертифікати, що підтверджують відповідність предмета закупівлі встановленим замовником вимогам (у разі потреби). 

Разом з тим, різні замовники по-різному бачать зміст розділу тендерної документації, який стосується інформації про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі: частина замовників вимагає лише узагальнюючі довідки, інші ж встановлюють вимоги щодо надання підтвердних документів про предмет закупівлі.

Для того, щоб мати уявлення про позицію як замовників (принаймні, деяких з них), аудиторів та суддів, ми аналізуємо судову практику, що допомагає всім нам сформувати підґрунтя для власних переконань. Принаймні, маючи в запасі судові рішення, ми маємо на що спиратися при виникненні спору у подібних ситуаціях.

Отже, практичний кейс щодо інформації про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі. Обставини справи наступні:

ДАСУ здійснено моніторинг процедури закупівлі, за результатами якої складено висновок від 10.01.2025 про встановлені порушення вимог підпункту 2 пункту 44 Особливостей. Так, згідно висновку учасник ТОВ «ТВК «Р» у складі своєї тендерної пропозиції не надав жодних документів, що підтверджують відповідність тендерної пропозиції учасника технічним, якісним, кількісним та іншим вимогам до предмета закупівлі, визначених у додатку 3 до тендерної документації, а замовник, в свою чергу, не відхилив тендерну пропозицію ТОВ «ТВК «Р», як таку, що не відповідає умовам технічні специфікації та іншим вимогам щодо предмета закупівлі тендерної документації, крім невідповідності в інформації або документах, що може бути усунена учасником процесу закупівлі відповідно до пункту 43 Особливостей, та уклав з ним договір. 

Замовник не погодився з таким висновком аудиторів, оскільки у тендерній документації відсутні вимоги до учасника надання саме у складі тендерної пропозиції паспортів на товар, сертифікатів відповідності або сертифікати якості та (або) декларації відповідності.

Для того, щоб розібратися, хто правий чи ні, потрібно дослідити, які саме вимоги були встановлено замовником. Так, відповідно до підпункту 3 пункту 4 «Інші документи для кожного учасника Обов`язково» Додатку 2 до тендерної документації замовник зазначив, що для підтвердження технічним вимогам учасник у складі тендерної пропозиції має надати документ, який підтверджує відповідність тендерної пропозиції учасника технічним вимогам до предмету закупівлі – скріплений підписом уповноваженої особи та завірений печаткою учасника, відповідно до Додатку 3.

Учасники процедури закупівлі повинні надати у складі тендерних пропозицій інформацію, у формі пояснювальної записки викладеної у стверджувальній формі, підписаної уповноваженою особою учасника і скріпленою печаткою (для учасників, які здійснюють діяльність з печаткою) учасника, на фірмовому бланку (за наявності), та документи, які підтверджують відповідність тендерної пропозиції учасника технічним, якісним, кількісним та іншим вимогам до предмета закупівлі, встановленим в Додатку 3 до тендерної документації.

Крім того, відповідно до пункту 2 «Загальні технічні вимоги» Додатку 3 до тендерної документації замовник зазначив: товар повинен мати паспорти на товар, обов`язковими є сертифікати відповідності або сертифікати якості та (або) декларації відповідності, що підтверджують якість товару; дата виготовлення рейок повинна бути не раніше 2023 року; сертифікат відповідності двохкомпонентної епоксидної ґрунтовки та двухкомпонентного поліуретанового еластоміра повинен бути дійсний на протязі всього терміну виконання договору; строк придатності плит складає 12 місяців від дати отримання замовником товару від постачальника.

Чи виконав вимога замовника учасник – ТОВ «ТВК «Р»? 

У складі своєї тендерної пропозиції цей учасник надав файл «Технічні вимоги.df», який містить пояснювальну записку від 22.08.2024 №02/8 викладену у стверджувальній формі, підписаною директором ТОВ «ТВК «Р» (уповноваженою особою) та скріпленою печаткою.

При цьому, учасник ТОВ «ТВК «Р» у складі своєї тендерної пропозиції не надав жодних документів, що підтверджують відповідність тендерної пропозиції учасника технічним, якісним, кількісним та іншим вимогам до предмета закупівлі визначених у Додатку 3 до тендерної документації, чим не дотримався вимог підпункту 3 пункту 4 «Інші документи для кожного учасника» Додатку 2 до тендерної документації.

3 огляду на викладене під час здійснення моніторингу процедури закупівлі Держаудитслужба 30.12.2024 року звернулась через електронну систему закупівель до замовника з метою отримання інформації (пояснень) та документів щодо розгляду та оцінки тендерної пропозицій учасника торгів ТОВ «ТВК «Р» на відповідність вимогам підпункту 3 пункту 4 Додатку 2 до тендерної документації, зокрема щодо надання документів, які підтверджують відповідність тендерної пропозиції учасника технічним, якісним, кількісним та іншим вимогам до предмета закупівлі визначених у Додатку 3 до тендерної документації.

31.12.2024 року замовник надав пояснення де зазначив, що відповідно до Додатку 3 ТД товар повинен мати паспорти на товар, обов`язковими є сертифікати відповідності або сертифікати якості та (або) декларації відповідності, що підтверджують якість товару. У тендерній документації відсутні вимоги до учасника надання саме у складі тендерної пропозиції паспортів на товар, сертифікатів відповідності або сертифікати якості та (або) декларації відповідності. 

Учасником у складі тендерної пропозиції на вимогу тендерної документації надано «Технічні вимоги.рdf» відповідно до вимог пункту 3 пункту 4 додатку 2 до тендерної документації. З підтвердженням запропонованого товару технічним, якісним, кількісним та іншим вимогам, в якому учасник ТОВ «ТВК «Р» підтверджує, що товар має паспорти на товар, сертифікати відповідності, сертифікати якості, що підтверджують якість товару. Також, ТОВ «ТВК «Р» гарантує, що сертифікат відповідності двокомпонентної епоксидної грунтовки та двукомпонентного поліуретанового еластомера дійсний на протязі всього терміну виконання договору.

Суд погоджується з твердженнями ДАСУ, що учасник ТОВ «ТВК «Р» у складі своєї тендерної пропозиції не надав жодних документів, що підтверджують відповідність тендерної пропозиції учасника технічним, якісним, кількісним та іншим вимогам до предмета закупівлі визначених у Додатку 3 до тендерної документації.

Посилання замовника на надання учасником ТОВ «ТВК «Р» у складі тендерної пропозиції на вимоги тендерної документації наступних документів:

• файлу «Технічні вимоги.pdf» з підтвердженням відповідності запропонованого товару технічним, якісним, кількісним та іншим вимогам, в якому учасник підтверджує, що товар має паспорти на товар, сертифікати відповідності, сертифікати якості, що підтверджують якість товару;
• файлу «Гарантійний лист якості товару», яким гарантує поставити позивачу товар – комплект елементів верхньої будови колійного господарства для капітального ремонту трамвайної колії (ДК 021:2015-34940000-8-3алізничне обладнання), – якість якого відповідає затвердженим стандартам України та вимогам позивача, викладеним в тендерній документації;
• файлу «Довідка про технічні характеристики.pdf», який підтверджує. що технічні, кількісні, якісні характеристики запропонованого учасником предмету закупівлі відповідають технічному завданню, зазначеному у Додатку 3 тендерної документації;
• «Лист гарантію достовірності інформації.pdf», яким гарантує, що вся надана у складі тендерної пропозиції інформація є достовірною,
• суд першої інстанції обґрунтовано вважав безпідставним, оскільки перелічені документи не є тими документами, що підтверджують відповідність тендерної пропозиції учасника технічним, якісним, кількісним та іншим вимогам до предмета закупівлі визначених позивачем. 

При цьому, в них ТОВ «ТВК «Р» лише підтверджує, що має паспорти на товар, сертифікати відповідності, сертифікати якості, що підтверджують якість товару, проте їх не надає.

Апеляційний суд погоджується з висновком суду першої інстанції, що ДАСУ обґрунтовано встановлено у висновку про результати моніторингу процедури закупівлі порушення замовником вимог підпункту 2 пункту 44 Особливостей.

Висновок: довідки, відомості, гарантійні листи тощо – всі ці документи не можуть замінити собою документів, які повинні реально підтвердити відповідність запропонованого учасником товару вимогам замовника.