Велика кількість закупівель, різні джерела фінансування, відокремлені підрозділи та складна структура організації часто зумовлюють необхідність призначення кількох уповноважених осіб. Водночас у замовників виникає питання: як правильно розподілити обов’язки між ними, щоб не порушити вимоги закону та забезпечити ефективну організацію закупівельної діяльності?
Відповідно до пункту 35 частини першої статті 1 Закону України «Про публічні закупівлі», уповноважена особа — це службова або інша особа, яка є працівником замовника та визначена відповідальною за організацію і проведення процедур закупівлі чи спрощених закупівель на підставі розпорядчого рішення або трудового договору (контракту).
Частина перша статті 11 Закону деталізує способи визначення уповноваженої особи: це може бути покладення функцій на працівника як додаткової роботи, введення окремої посади або укладення окремого трудового договору.
Ключове положення частини третьої статті 11 Закону надає замовнику право призначити декілька уповноважених осіб, за умови, що кожна з них буде відповідальною за організацію і проведення конкретних процедур закупівель.
Замовник має право призначити декілька уповноважених осіб, за умови що кожна з таких осіб буде відповідальною за організацію та проведення конкретних процедур закупівель/спрощених закупівель.
Разом із тим, Закон не встановлює чітких критеріїв або моделей розподілу обов’язків, що залишає замовнику достатній простір для визначення внутрішньої структури роботи.
Принципи розподілу
Законодавство не містить жодних обмежень щодо кількості уповноважених осіб. Головна вимога — чітке розмежування повноважень і персональна відповідальність кожного працівника. Це означає, що розподіл має бути формалізований — зазвичай у наказі про призначення уповноважених осіб, який визначає сферу відповідальності кожної.
У практиці замовників сформувалися кілька найбільш поширених моделей розподілу:
1. За предметами закупівель. У цьому випадку одна уповноважена особа відповідає, наприклад, за закупівлі товарів і послуг, а інша — за закупівлі робіт. Такий підхід доцільний у великих організаціях, де значна частка закупівель припадає на будівельну сферу або поточні ремонти.
2. За видами закупівель. Розподіл може бути здійснений залежно від виду (способу) закупівель: одна уповноважена особа проводить відкриті торги, інша — запити пропозицій постачальників та відповідає за прямі договори. Це дозволяє кожному працівнику зосередитися на певному типі закупівель, що підвищує якість і швидкість роботи.
3. За джерелом фінансування. Якщо організація здійснює закупівлі як за бюджетні, так і за власні кошти, можливо, щоб одна уповноважена особа працювала з бюджетними закупівлями, а інша — з тими, що фінансуються з власних надходжень. Такий поділ допомагає уникнути плутанини з обліком та звітністю.
4. За відокремленими підрозділами. Для замовників, які мають кілька підрозділів у різних регіонах, логічно делегувати частину закупівельних функцій відповідальним особам безпосередньо в кожному підрозділі. Це дає змогу оперативно реагувати на потреби та зменшує навантаження на центральний апарат.
Пункт 15 Особливостей: За рішенням замовника його відокремлений підрозділ може здійснювати закупівлю самостійно для задоволення потреб такого підрозділу. У такому випадку предмет закупівлі визначається замовником окремо для відокремленого підрозділу. Інформація про потребу в закупівлі, що повинна бути здійснена відокремленим підрозділом, вноситься до річного плану замовника.
5. За обсягом закупівель або навантаженням. У разі великого річного плану замовник може розподілити кількість процедур між уповноваженими особами так, щоб кожна виконувала приблизно однаковий обсяг робіт. Це дозволяє уникнути перевантаження однієї особи та знизити ризики помилок.
Практичні рекомендації
Розподіл обов’язків має бути офіційно закріплений у внутрішньому наказі або розпорядженні керівника. У документі доцільно визначити не лише перелік обов’язків, а й конкретні межі відповідальності, щоб уникнути дублювання функцій або конфліктів у роботі.
Варто також враховувати, що призначення кількох уповноважених осіб не звільняє керівництво замовника від контролю за їх діяльністю — навпаки, це потребує налагодження внутрішнього контролю та узгодження дій між ними.
У практичному вимірі ефективним є запровадження внутрішнього регламенту закупівель, у якому фіксуються всі етапи роботи, порядок комунікації між уповноваженими особами, ведення документації та заміщення у разі тимчасової відсутності однієї з них.
Висновки
Призначення кількох уповноважених осіб — це не формальність, а управлінське рішення, спрямоване на підвищення ефективності закупівельного процесу. Закон не обмежує кількість таких осіб, проте вимагає чіткого розподілу їхніх функцій. Вибір моделі розподілу залежить від специфіки діяльності замовника, кількості закупівель, джерел фінансування та організаційної структури.
Найголовніше — забезпечити прозорість і документальне підтвердження того, хто саме відповідає за кожну закупівлю. Це дозволить уникнути спорів, забезпечити персональну відповідальність і підвищити ефективність роботи закупівельної служби в цілому.
#уповноважені особи замовника #розподіл обов’язків уповноважених осіб #організація закупівель #ефективне управління закупівлями #спрощені закупівлі #відповідальність уповноваженої особи #моделі розподілу обов’язків #за предметами закупівель #за видами закупівель #за джерелом фінансування #за відокремленими підрозділами #за обсягом закупівель #внутрішній наказ замовника #регламент закупівель #персональна відповідальність #контроль за діяльністю уповноважених #документальне підтвердження обов’язків #узгодження дій між уповноваженими #підвищення ефективності закупівель #практичні рекомендації для замовника
