Хоча від паперових державних торгів закупівельна спільнота відійшла достатньо давно, у повсякденній роботі замовників і далі продовжує оточувати чимала кількість паперових документів. Тому не дивно, що час від часу закупівельники зіштовхуються з питанням зберігання документів, пов’язаних з публічними закупівлями. В цьому матеріалі ми й поговоримо на цю тему, тим паче, що не так давно строки зберігання певних документів було оновлено. Але про все по порядку: спершу розберемось, хто має відповідати за зберігання документів.
Хто відповідає за зберігання документів?
Насправді однозначної відповіді на це питання не існує. Все залежить від того, як цей процес організований у вашій установі. Наприклад, документи, пов’язані з організацією закупівельної діяльності в установі замовника (протоколи, листи-звернення до учасників, відповіді на запити), зазвичай зберігаються уповноваженою особою. Адже саме уповноважена особа, відповідно до частини 1 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), є відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі. Щодо укладених договорів – як правило, відповідальним за їх зберігання є юридичний відділ. Проте, ще раз наголошуємо, що законодавчо це питання не визначено, тому в вашій установі може бути інший порядок зберігання документів, і він також буде вірним.
Строки зберігання документів
Умовно всі документи, пов’язані з публічними закупівлями, поділяються на 2 частини:
- Паперові;
- Електронні.
Що стосується паперових документів, то це питання Закон не регулює. Для того, аби розібратися в строках зберігання паперових документів, пов’язаних з закупівлями, необхідно звернутися до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, який затверджено наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 та зареєстровано в Міністерстві юстиції України від 17 квітня 2012 р. за № 571/20884 (далі – Перелік). При цьому варто додати, що в даний Перелік було внесено зміни наказом Міністерства юстиції України від 04.01.2024 № 40/5, які набрали чинності 10.02.2024 року, і зміни стосувалися в тому числі строків зберігання певних документів.
Щодо зберігання електронних документів, створених суб’єктом електронного документообігу (автором, підписувачем, створювачем електронної печатки, адресатом та посередником, які набувають передбачених законом або договором прав і обов’язків у процесі електронного документообігу), строк їх зберігання, відповідно до статті 13 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», повинен бути не меншим від того, який встановлено законодавством для відповідних документів на папері.
Отже, для того, щоб розібратися на рахунок того, скільки часу замовнику необхідно зберігати ті чи інші електронні документи, варто встановити, протягом якого строку такі документи мають зберігатися у паперовому вигляді.
| № |
Тип документу |
Строки зберігання |
Примітка |
| 1. | Положення про уповноважену особу
|
Постійно |
Пункт 39 Переліку Строк зберігання «Постійно» означає, що такі документи підлягають довічному зберіганню. |
| 2. | Накази про призначення уповноваженої особиНакази, розпорядження центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, інших державних органів, організацій: з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення… |
75 років |
Пункт 16 (Б) Переліку |
| 3. | Всі протоколи уповноважених осібДокументи (протоколи, звіти, експертні висновки, акти, доповіді, економічні обґрунтування, розрахунки) про проведення конкурсних торгів та участь у них. |
5 років |
Пункт 219 Переліку |
| 4. | Реєстраційні журнали, картки, електронні бази даних вхідних, вихідних та внутрішніх (заяв, доповідних і пояснювальних записок тощо) документів. |
3 роки |
Пункт 122 Переліку |
| 5. | Договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо). |
5 років |
Пункт 330 Переліку Після закінчення строку дії договору. Документи, пов’язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення, а у разі такого оскарження – протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи, а у разі оскарження такого судового рішення – протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе. Документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації). |
| 6. | Документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт. |
5 років |
Пункт 334 Переліку Документи, пов’язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення, а у разі такого оскарження – протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи, а у разі оскарження такого судового рішення – протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе. Документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації). |
| 7. | Листування з організації та проведення конкурсних торгів |
3 роки |
Пункт 236 Переліку |
Як бачимо, більшість документів пов’язаних з організацією закупівельної діяльності в установі замовника мають зберігатися 5 років. Також варто звернути увагу на те, що відповідно до пункту 2.10 Переліку, обчислення строків зберігання документів проводиться з 01 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2023 році, починається з 01 січня 2024 року.
Далі, відповідно до пункту 10 Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації, що затверджено наказом Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5 та зареєстровано в Міністерстві юстиції України 10 лютого 2012 р. за № 202/20515, такі документи передаються в упорядкованому стані із структурних підрозділів організації до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві, де вони зберігаються до завершення встановлених строків на зберігання таких документів.
