Ми продовжуємо вивчати Методичні рекомендації щодо організації закупівельної діяльності, розроблені командою Центру вдосконалення закупівель Київської школи економіки. В минулих матеріалах ми поговорили про визначення потреби, аналіз ринку та планування закупівель, а також розглянули ролі закупівельників. Далі наша увага буде приділена функціоналу підрозділу з закупівель / уповноваженої особи, проте перед тим варто розглянути класифікацію замовників, яка була здійснена все тією ж Київською школою економіки. Класифікація замовників дозволяє поділити останніх на певні групи, для яких притаманні спільні ознаки і характеристики. Ця класифікація нам стане в нагоді при подальшому аналізі Методичних рекомендацій.
Фахівці Центру вдосконалення закупівель Київської школи економіки провели, як вони зазначають, опитування, глибинні інтерв’ю, та проаналізували в ВІ Prozorro дані щодо складності та обсягів закупівель, які здійснюють замовники. За результатами цієї роботи вони класифікували замовників наступним чином.
Перша група – “малі” замовники:
- кількість замовників – 32 147 або 93,5% від всіх зареєстрованих в Prozorro;
- очікувана вартість закупівель у 2021 році – 154 млрд грн або 14,4% від загальної очікуваної вартості всіх закупівель;
- способи закупівель – не більше 20 тендерів та інші можливі способи допорогових закупівель. Трохи більше половини замовників цієї групи здійснюють протягом року переважно до 2 тендерів.
Для таких «малих» замовників притаманні наступні особливості організації закупівельної діяльності:
- закупівельною функцією, як правило, займаються службові особи замовника, які зайняті виконанням своїх основних обов’язків. Іноді для реалізації цієї функції замовники вводять окрему штатну посаду. Уповноважені особи займаються закупівлями самостійно, як правило, не залучаючи представників інших структурних підрозділів;
- часто уповноважені особи не мають повного уявлення щодо річних обсягів закупівель, а сфокусовані лише на процедурних моментах проведення закупівель, потреба щодо яких виникає у внутрішніх замовників протягом року;
- етапи планування закупівель (включно з визначенням потреби, вартості тощо) та аналіз і оцінка закупівельної діяльності залишаються фактично поза увагою уповноваженої особи;
- ініціативи уповноважених осіб щодо розроблення регламентів взаємодії з іншими структурними підрозділами та їх дотримання, часто так і залишаються на рівні ініціатив;
- закупівельна функція сприймається керівництвом як необхідність формального виконання норм Закону.
Друга група – “середні замовники”:
- кількість замовників – 1 377 або 4% від всіх зареєстрованих в Prozorro;
- очікувана вартість закупівель у 2021 році – 483 млрд грн або 45% від загальної очікуваної вартості всіх закупівель ;
- способи закупівель – від 20 до 100 відкритих торгів та інші можливі способи допорогових закупівель;
Закупівельна діяльність «середніх» замовників характеризується наступними особливостями:
- для організації та проведення закупівель створюються структурні підрозділи;
- закупівельною функцією, як правило, займаються фахівці із закупівель;
- в переважній більшості випадків застосовується більш структурований і систематичний підхід до закупівельних процесів;
- при плануванні та визначенні потреби залучаються представники інших структурних підрозділів. Порядок взаємодії, як правило, затверджений внутрішніми регламентами, проте існує проблема його дотримання;
- уповноважені особи, як правило, приділяють увагу аналізу ринку використовуючи доступні інструменти;
- деякі замовники запроваджують практики аналізу та оцінки закупівельної діяльності;
- у певної частини замовників закупівельна функція сприймається керівництвом як підтримуюча функція для забезпечення основної діяльності.
Третя група – “великі замовники”:
- кількість замовників – 138 або 0,4% від всіх зареєстрованих в Prozorro;
- очікувана вартість закупівель у 2021 році – 188 млрд грн або 17,6% від загальної очікуваної вартості всіх закупівель ;
- способи закупівель – вище 100 відкритих торгів та інші можливі способи допорогових закупівель.
Особливості організації закупівельної діяльності для цієї групи:
- для організації та проведення закупівель створюються департаменти закупівель, рідше структурні підрозділи в вигляді відділів;
- за здійснення закупівельної діяльності відповідають фахівці служб закупівель;
- закупівельні процеси структуровані та описані у внутрішніх регламентах. Проте, безумовне дотримання їх все ще залишається проблемою;
- уповноважені особи мають більш широкий доступ до інформації та загалом функція закупівель сприймається як можливість отримати кращі результати закупівель;
- запроваджена практика застосування інструментів для автоматизації процесів та залучення до процесу перевірки потенційних виконавців контрактів спеціальних структурних підрозділів, на кшталт внутрішньої служби безпеки;
- в переважній більшості випадків здійснюється аналіз та оцінка закупівельної діяльності з метою удосконалення закупівельних процесів.
З урахуванням здійсненого аналізу фахівці KSE розробили певні рекомендації щодо поліпшення процесу закупівель. Звісно, ці рекомендації наразі не є обов’язковими для виконання, проте ніщо не заважає замовникам впроваджувати їх в життя, якщо вони, замовники, мають намір своє закупівельне життя вдосконалити.
Отже, KSE пропонує наступне:
- встановити вимоги до замовників розробити типові положення про організацію закупівельної діяльності. Передбачається, що замовники будуть розробляти та затверджувати власне положення. Це допоможе уникнути непорозумінь, спростити робочі процеси і забезпечити вчасну реалізацію закупівель;
- переглянути підходи до найму фахівців з публічних закупівель і регулярно підвищувати їхню кваліфікацію. Відмова від додаткового навантаження непрофільних спеціалістів функцією закупівель дозволить залучити фахівців зі спеціалізованими знаннями в цій галузі, що сприятиме впровадженню ефективних практик якісних закупівель (ця рекомендація спрямована на подальшу професіоналізацію закупівельної діяльності, щоб закупівлями займалися спеціалісти в цій сфері, а не непрофільні працівники замовника).
А Вам вдалося визначити, для якої групи замовників належить Ваша організація? Сподіваємося, що так. Вдалих Вам закупівель!
#замовник #уповноважена особа
