Уповноважені особи часто задають запитання щодо обсягу власних повноважень. Очевидно, що закупівельнику потрібна допомога інших співробітників замовника, оскільки закупівлі – це командна робота на результат. Проте нерідко надавати таку допомогу інші працівники не надто налаштовані, що призводить до ситуації «і один в полі воїн».
В цьому матеріалі ми дізнаємося, які бувають види закупівельників, які їх ролі та чим вони відрізняються один від одного. Допоможуть нам розібратися в цьому питанні Методичні рекомендації щодо організації закупівельної діяльності.
Функцію закупівель в організації може виконувати як спеціально створений підрозділ – департамент/відділ/управління/сектор закупівель, так і визначена уповноважена особа, без створення окремого підрозділу, яка відповідає за всі аспекти закупівельної діяльності.
При цьому вибір на користь підрозділу або окремої уповноваженої особи залежатиме від внутрішньої структури замовника, його особливостей, масштаба діяльності, складності закупівель, функціоналу та обсягу обов’язків, які закріплені за конкретними фахівцями.
Для визначення потреби, аналізу ринку та планування закупівель можуть бути задіяні як фахівці з публічних закупівель, так і посадові (службові) особи або і ті і інші одночасно.
Натомість, навіть окремі уповноважені особи матимуть різний обсяг обов’язків в залежності від способу їх призначення чи визначення.
Як ми знаємо зі статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі», уповноважені особи, в основному, визначаються або призначаються одним з двох способів:
1) шляхом покладення на працівника (працівників) із штатної чисельності функцій уповноваженої особи як додаткової роботи з відповідною доплатою згідно із законодавством;
2) шляхом введення до штатного розпису окремої (окремих) посади (посад), на яку буде покладено обов’язки виконання функцій уповноваженої особи (уповноважених осіб).
Є ще третій спосіб – шляхом укладення трудового договору (контракту) згідно із законодавством, але він використовується нечасто.
Як правило, замовники, у яких закупівлями займаються окремі уповноважені особи, належать до категорії «малих» замовників, які проводять не більше 20 тендерів на рік, а решту потреби задовольняють допороговими закупівлями.
Згідно з Методичними рекомендаціями, якщо штатним розписом передбачена посада фахівець з публічних закупівель, а замовник за класифікацією відноситься до “малих”, то такий фахівець очевидно буде одночасно поєднувати декілька ролей:
- по-перше, роль уповноваженої особи, до функції якої відноситься організація та планування закупівель, в тому числі збір інформації про потребу, обґрунтування доцільності закупівлі, аналіз запасів на складах, тощо;
- по-друге, роль аналітика, оскільки на цьому етапі необхідно визначити потенційних постачальників товарів, виконавців робіт та надавачів послуг, уточнити технічні та якісні характеристики товарів, робіт та послуг, а також зорієнтуватися у ринкових цінах. При цьому до процесу збору потреб та аналізу ринку можуть бути залучені фахівці інших підрозділів, які можуть одночасно із своїми основними обов’язками виконувати роль внутрішніх замовників/ініціаторів закупівель повністю або частково. Якщо внутрішній замовник/ініціатор закупівель повністю виконує цю роль, то власне він відповідає за підготовку всієї необхідної інформації про потребу, в деяких випадках також може виконувати роль аналітика.
В разі якщо в штатному розписі не передбачено посади фахівець з публічних закупівель і замовник за класифікацією відноситься до “малих”, функцію закупівель буде виконувати посадова (службова) особа, яку керівник визначить Уповноваженою особою.
В цьому випадку посадова (службова) особа, ймовірніше буде виконувати дві ролі:
- по-перше, роль уповноваженої особи, до функції якої відноситься організація та планування закупівель,
- а по-друге – роль проектного менеджера (тобто кожна закупівля з точки зору менеджменту розглядається як “проект”), яка полягає в організації процесу збору всієї необхідної інформації про потребу, технічні та якісні характеристики предмету закупівлі, а також про очікувану вартість. Всю необхідну інформацію уповноважена особа може отримувати від фахівців інших структурних підрозділів, які виконуватимуть роль внутрішніх замовників/ініціаторів закупівель та аналітиків. В разі відсутності такої можливості необхідна інформація може бути підготовлена робочою (робочими) групою (групами), яка створюється в разі необхідності за ініціативи уповноваженої особи.
Висновок: варіант з визначення особи з числа працівників замовника уповноваженою особою, за відсутності в штатному розкладі посади фахівця з публічних закупівель, є більш об’ємним за обсягом повноважень та обов’язків. На жаль, таких уповноважених осіб більшість. Для таких осіб пропонуємо ініціювати створення робочих груп за наказом керівника, завданням яких буде як підготовка спеціалізованої документації для закупівлі (технічне завдання, опис необхідного предмета закупівлі, тощо), так і оцінка поданих тендерних пропозицій на предмет відповідності встановленим вимогам.
Вдалих Вам закупівель!
#уповноважена особа #фахівець з публічних закупівель
