Ми продовжуємо знайомити Вас з методологіями щодо здійснення закупівель, які розробляються Центром вдосконалення закупівель (СЕР) Київської школи економіки на запит Міністерства економіки. Ми вже досліджували Методику визначення вартості закупівлі, яка здійснюється без використання електронної системи закупівель в наступних матеріалах:
Цього разу ми поговоримо про досить свіжу розробку Центру вдосконалення закупівель (СЕР) Київської школи економіки – Методичні рекомендації щодо організації закупівельної діяльності.
Ці Методичні рекомендації передбачають, що в діяльності замовника відбуваються такі основні етапи підготовки до початку процесу закупівель: визначення потреби, аналіз ринку та планування закупівель.
1. Визначення потреби.
Ті наші читачі, які ознайомилися з матеріалами, які стосувалися Методики визначення вартості закупівлі, яка здійснюється без використання електронної системи закупівель, знають, що теж Методика передбачає наявність такого етапу підготовки до процесу закупівель як визначення потреби. Власне, визначення потреби не залежить від способу чи виду закупівлі – будь то закупівлю без використання ЕСЗ, відкриті торги чи ЗПП.
Цей етап полягає у встановленні точних вимог стосовно проведення закупівлі для забезпечення основної діяльності замовника. На цьому етапі здійснюється визначення переліку товарів, робіт та послуг, які необхідні для забезпечення діяльності замовника. Після цього уточнюються наявні запаси (залишки), прогнозуються обсяги закупівель, опрацьовуються технічні вимоги до предметів закупівлі. Таким чином визначення потреби включає прогнозування майбутніх закупівель на основі аналізу попередніх даних і стратегічних цілей організації та оцінки наявних ресурсів. В результаті визначається потреба в закупівлях, а саме, що необхідно купити, скільки і коли.
Для формування потреби необхідно:
- провести аналіз: технологічних документів, документації з технічного обслуговування та управління (наприклад, затверджені плани щодо оновлення матеріально-технічної бази, графіки обслуговування будівель та/або обладнання, даних актів повірки приладів обліку тощо); приписів органів нагляду і контролю; заявок структурних підрозділів з переліком матеріально-технічних засобів необхідних для виконання ними функціональних обов’язків та реалізації відповідних державних програм; попередніх закупівель – як з точки зору їх проведення, так і з точки зору користувацького досвіду від виконання договору (досвід використання предмета договору, досвід від виконавця договору);
- перевірити наявність підтверджуючих документів, розрахунків та обґрунтувань з метою визначення доцільності проведення закупівель;
- проаналізувати залишки складських запасів і визначити, чи вистачає їх для подальшої діяльності організації. Інформація про наявні залишки запасів дозволяє визначити необхідність в їх поповненні;
- визначити технічні, якісні та кількісні вимоги до товарів, робіт та послуг. Це включає в себе визначення характеристик яким повинні відповідати товари, роботи та послуги, вимог до їх якості та безпеки та допомагає уникнути технологічної несумісності, визначити потенційну вартість закупівлі;
- перевірити у фінансовому відділі/бухгалтерії наявність запланованих видатків на здійснення закупівель в кошторисі, якщо замовник є бюджетною установою та в фінансовому плану, якщо замовник є суб’єктом господарювання.
2. Аналіз ринку.
Ми писали про аналіз ринку в матеріалі МЕТОДИКА визначення вартості закупівлі, яка здійснюється без використання електронної системи закупівель (частина 2), не будемо повторюватися. Натомість доповнимо, що розробники Методичних рекомендацій пропонують замовникам не нехтувати таким інструментом аналізу ринку як ринкові консультації.
Проведення попередніх ринкових консультацій передбачає можливість задати конкретні питання постачальникам та отримати рекомендації, зіставити різноманітні пропозиції, зробити обґрунтований вибір товарів чи послуг з найбільш підходящими характеристиками тим вимогам, які є у замовника, та визначити очікувану вартість закупівлі. Проведення попередніх ринкових консультацій дозволяє не тільки проаналізувати конкретний ринок, а і на основі інформації, отриманої за результатами ринкових консультацій уточнити технічні, кількісні та якісні характеристики товарів та послуг, а також вимоги до учасників закупівель.
3. Планування закупівель.
На цьому етапі на основі опису потреби, аналізу ринку та наявного бюджету, встановлюється очікувана вартість закупівель, визначаються предмети закупівель відповідно до Порядку визначення предмета закупівлі (наказ МЕ № 708) та обираються оптимальні способи закупівель, з урахуванням визначених в стратегії закупівель пріоритетів. Планування закупівель також передбачає складання річного плану закупівель.
Визначення очікуваної вартості предмета закупівлі є важливим кроком в процесі підготовки до проведення закупівлі. Коректно визначена очікувана вартість закупівлі впливає на рівень конкуренції та ефективність закупівлі, а також дозволяє адекватно оцінити можливі фінансові витрати та уникнути перевитрат. Водночас правильне визначення вартості закупівлі мінімізує ризики непередбачених витрат під час виконання договору. Очікувана вартість закупівлі є основою для вибору способу закупівлі.
Щоб коректно визначити очікувану вартість закупівлі та мінімізувати ризики перевитрат варто дотримуватися методичних рекомендацій Уповноваженого органу (наказ МЕ № 275, яким затверджена Примірна методика визначення очікуваної вартості предмета закупівлі) та вимог діючого законодавства щодо визначення очікуваної вартості закупівель.
Разом з тим, оскільки Примірна методика може бути недосконалою та застарілою, замовник може розробити і затвердити власну методику визначення очікуваної вартості закупівлі. Методика має бути чіткою, базуватися на системному і прозорому підході розрахунку, який передбачає застосування об’єктивних ринкових даних, враховувати специфіку закупівлі та прогнозувати ринкові зміни, що підвищує ефективність управління бюджетом і планування закупівельних процесів.
Планування закупівель є ключовим етапом у процесі управління ресурсами організації в частині підготовки до здійснення закупівель. Ефективне планування дозволяє забезпечити організацію всім необхідним для її функціонування, виконання проектів або забезпечення виробничих процесів та зменшити ризики перевищення бюджету та/або несвоєчасності здійснення закупівель.
Під час планування закупівель та складання річного плану закупівель необхідно тримати у фокусі уваги наступні аспекти:
- очікувану вартість закупівлі, оскільки це впливатиме на вибір виду (методу) закупівлі;
- складність виду (методу) закупівлі, що у свою чергу вимагатиме відповідної кваліфікації уповноваженої особи. В разі відсутності необхідних компетентностей у уповноваженої особи для організації та проведення складних процедур, варто розглядати альтернативні види (методи) або способи закупівель (коментар: тут розробники мають на увазі можливість залучення ЦЗО для проведення закупівлі);
- визначені терміни поставки товару, виконання робіт або надання послуг, оскільки це впливає на визначення дати початку здійснення закупівлі;
- обов’язковість здійснення закупівель через електронний каталог Prozorro Market та/або передачі закупівель до ЦЗО.
На підставі наявної інформації щодо потреб та очікуваної вартості закупівель відповідно до Єдиного закупівельного словника визначаються конкретні предмети закупівель.
До річного плану закупівель включаються всі предмети закупівель, які потрібно закупити протягом календарного року. Дані, які обов’язково мають бути відображені у річному плані, визначені в діючому законодавстві.
З метою забезпечення прозорості та планування закупівельної діяльності замовника, рекомендується публікувати річний план закупівель на початку року, навіть незважаючи на те, що Законом України “Про публічні закупівлі” така вимога не встановлена.
Публікація річного плану сприяє підвищенню рівня конкурентності на ринку, оскільки учасники можуть заздалегідь ознайомитися з майбутніми процедурами та підготувати необхідні документи для участі. Завчасно оприлюднений план також допомагає замовникам більш ефективно керувати своїми ресурсами та оптимізувати процес проведення закупівель. Протягом року до річного плану закупівель, в разі необхідності, можуть вноситися зміни.
Вдалих Вам закупівель!
#планування #визначення потреби #аналіз ринку
