Здійснення закупівель на суму, що не перевищує 50 000 гривень, є однією з найбільш поширених практик у діяльності замовників. Незважаючи на відсутність обов’язку проводити такі закупівлі через електронну систему Prozorro, замовники зобов’язані дотримуватись принципів публічних закупівель, забезпечуючи відкритість, обґрунтованість вибору постачальника та раціональне використання бюджетних коштів.
У цій статті розглянемо покроковий алгоритм проведення закупівель до 50 000 гривень без використання електронної системи, з урахуванням чинних норм законодавства, роз’яснень уповноважених органів та рекомендацій контролюючих органів. Також звернемо увагу на практичні аспекти документального оформлення таких закупівель.
Нагадаємо: пунктом 11 Особливостей визначено, що для здійснення закупівель товарів і послуг (крім послуг з поточного ремонту), вартість яких є меншою за 100 тис. гривень, послуг з поточного ремонту — меншою за 200 тис. гривень, а робіт — меншою за 1,5 млн гривень, замовники можуть використовувати електронну систему закупівель відповідно до умов, визначених адміністратором електронної системи, у тому числі електронний каталог. У разі здійснення таких закупівель без використання електронної системи закупівель замовник обов’язково дотримується принципів публічних закупівель, вносить інформацію про таку закупівлю до річного плану та оприлюднює відповідно до пункту 3-8 розділу X “Прикінцеві та перехідні положення” Закону звіт про договір, укладений без використання електронної системи.
Визначення предмета закупівлі
Перш ніж перейти до алгоритму здійснення такої допорогової закупівлі, замовнику слід розуміти одне дуже важливе правило: порогова межа у 50 000 гривень визначається за предметом закупівлі! Часто замовники вважають, що ключовою є загальна сума договору, проте це не так. При виборі способу здійснення закупівлі значення має не сума договору, а вартість предмета закупівлі.
Як відомо, предмет закупівлі визначається замовником відповідно до Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15 квітня 2020 р. № 708.
Наприклад:
- Товари та послуги визначаються за показником четвертої цифри Єдиного закупівельного словника.
- Поточний ремонт — за кожним окремим будинком, будівлею, спорудою, тощо).
- Роботи — за об’єктами будівництва.
Саме ці критерії мають бути основою для ухвалення рішення про спосіб здійснення закупівлі. Тож далі розглянемо, як замовнику діяти у випадку, коли вартість предмета закупівлі не перевищує 50 000 гривень.
1. Призначення відповідальних осіб
Особливості та Закон не містять чітких вимог щодо того, хто саме повинен відповідати за організацію таких закупівель. На практиці це може бути як уповноважена особа, так і інші працівники, уповноважені розпорядчим рішенням замовника здійснювати такі закупівлі. Електронна система дозволяє оприлюднювати звіт як уповноваженим особам, так і іншим відповідальним особам.
2. Передумови здійснення майбутньої закупівлі
Перш ніж розпочати таку допорогову закупівлю, замовнику необхідно чітко визначити ключові параметри такої закупівлі.
Предмет закупівлі: Визначте, що саме потрібно закупити: товари, роботи чи послуги. Як вже було визначено вище, згідно з вимогами законодавства, предмет закупівлі визначається відповідно до Порядку визначення предмета закупівлі, затвердженого наказом Мінекономіки від 15 квітня 2020 р. № 708.
Обсяг закупівлі: Визначте кількість або обсяг товарів, робіт чи послуг, які потрібно закупити. Це слід зробити з урахуванням фактичних потреб організації та її бюджетних можливостей.
Очікувана вартість: Розрахуйте орієнтовну вартість закупівлі, яка базуватиметься на аналізі ринку, попередніх закупівлях чи комерційних пропозиціях.
На допомогу замовнику у питанні визначення очікуваної вартості предмета закупівлі приходить Міністерство економіки, яке наказом № 275 від 18.02.2020 затвердило Примірну методику визначення очікуваної вартості предмета закупівлі (далі – Методика). З самої назви Методики випливає, що вона носить рекомендаційний характер і не встановлює обов’язку для замовників.
У зазначеній Методиці Мінекономіки наводить кілька способів визначення очікуваної вартості майбутньої закупівлі. Замовник може обрати один із них або скомбінувати декілька методів для встановлення актуальної ціни товарів, робіт чи послуг на ринку станом на момент оголошення закупівлі.
Варто наголосити, що незалежно від того, який метод визначення ціни обрав замовник, він повинен мати можливість на запит контролюючих органів надати підтвердження того, яким чином здійснювався моніторинг ринку перед проведенням закупівлі та яким способом було обґрунтовано встановлену ціну.
Умови постачання чи виконання: Визначте основні параметри щодо строків постачання, виконання робіт чи надання послуг, місця їх виконання, а також специфічні умови (наприклад, доставка до місця призначення, гарантійний термін тощо).
Кваліфікаційні вимоги до постачальника: Сформулюйте вимоги до потенційного постачальника: наявність досвіду, відповідних ліцензій, сертифікатів або інших документів, які підтверджують його здатність виконати умови договору.
3. Планування закупівель
Відповідно до пункту 14 Особливостей закупівля відповідно до цих Особливостей здійснюється замовником на підставі наявної потреби або у разі планової потреби наступного року (планових потреб наступних періодів). Запланована закупівля включається до річного плану закупівель замовника відповідно до статті 4 Закону. В свою чергу, відповідно до частини 1 статті 4 Закону, річний план та зміни до нього безоплатно оприлюднюються замовником в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.
Отже, після визначення параметрів майбутньої закупівлі замовнику слід включити таку закупівлю до річного плану закупівель. Насправді це можна зробити і тоді, коли замовнику стане відомо про безпосередній намір укласти договір з контрагентом. У цьому випадку послідовність дій не є суттєвою. Головне — забезпечити, щоб на момент підписання договору така закупівля вже була включена до річного плану закупівель
Оприлюднення річного плану — це єдина вимога щодо оприлюднення, яку законодавець прямо встановлює для закупівель до 50 000 грн.
4. Пошук майбутнього контрагента
Пошук контрагента для здійснення закупівлі без використання електронної системи закупівель є ключовим етапом, який потребує від замовника зваженого підходу. Оскільки закупівля проводиться поза межами Prozorro, важливо забезпечити прозорість, обґрунтованість і дотримання вимог законодавства.
Визначення критеріїв відбору контрагента: Замовник повинен чітко окреслити вимоги до майбутнього постачальника, які можуть включати:
- наявність досвіду виконання подібних замовлень;
- відповідність технічним і кваліфікаційним критеріям (ліцензії, сертифікати, дозвільна документація);
- стабільність роботи на ринку і спроможність виконати договірні зобов’язання.
Аналіз ринку: Здійсніть аналіз ринку для пошуку потенційних постачальників. Це може включати:
- вивчення комерційних пропозицій;
- пошук інформації на офіційних сайтах або через рекомендації;
- моніторинг постачальників, які раніше успішно співпрацювали із замовником.
Запит комерційних пропозицій
Для об’єктивного вибору контрагента замовнику рекомендується отримати декілька комерційних пропозицій від різних постачальників (якщо ви звертались до потенційних контрагентів за отримання комерційних пропозицій на етапі планування закупівлі, ви можете використати їх). У запиті слід зазначити:
- опис предмета закупівлі;
- строки поставки чи виконання робіт;
- вимоги до якості та гарантій.
Порівняння пропозицій: Зібрані комерційні пропозиції необхідно порівняти за ключовими параметрами: ціна, умови постачання, відповідність вимогам замовника.
Прийняття рішення про вибір контрагента та перевірка контрагента: Перед укладенням договору замовнику слід перевірити потенційного постачальника за відкритими реєстрами (ЄДР, реєстри платників податків, судові реєстри) на предмет наявності заборгованостей, судових позовів чи інших ризиків.
Дотримання цих кроків допоможе замовнику знайти надійного контрагента, мінімізувати ризики невиконання договору та забезпечити прозорість закупівлі.
5. Укладення договору
Після вибору постачальника укладається договір. Важливо:
- Закон не передбачає обов’язку оприлюднювати договір в системі Prozorro;
- Звіт про такий договір не публікується;
- Єдиний документ, що свідчить про закупівлю, — річний план.
Отже, після укладення договору обидві сторони переходять до його виконання. Жодних додаткових дій у системі здійснювати не потрібно.
Усі необхідні зразки протоколів для прямих договорів можна завантажити за посиланням: https://mediaresource-pz.com.ua/zrazky-protokoliv-dlya-pryamyh-dohovoriv/
#публічні закупівлі #Prozorro #бюджетні кошти #допорогові закупівлі #прямі договори #уповноважена особа #відповідальність замовника
Читате більше у нашому блозі:
Робота уповноваженої особи за сумісництвом: правові аспекти та особливості
