Хоча від паперових державних торгів закупівельна спільнота відійшла достатньо давно, у повсякденній роботі замовників і далі продовжує оточувати чимала кількість паперових документів. Тому не дивно, що час від часу закупівельники зіштовхуються з питанням зберігання документів, пов’язаних з публічними закупівлями. В цьому матеріалі ми й поговоримо на цю тему, тим паче, що не так давно строки зберігання певних документів було оновлено. Але про все по порядку: спершу розберемось, хто має відповідати за зберігання документів.
Хто відповідає за зберігання документів?
Насправді однозначної відповіді на це питання не існує. Все залежить від того, як цей процес організований у вашій установі. Наприклад, документи, пов’язані з організацією закупівельної діяльності в установі замовника (протоколи, листи-звернення до учасників, відповіді на запити), зазвичай зберігаються уповноваженою особою. Адже саме уповноважена особа, відповідно до частини 1 статті 11 Закону України «Про публічні закупівлі» (далі – Закон), є відповідальною за організацію та проведення процедури закупівлі/спрощеної закупівлі. Щодо укладених договорів – як правило, відповідальним за їх зберігання є юридичний відділ. Проте, ще раз наголошуємо, що законодавчо це питання не визначено, тому в вашій установі може бути інший порядок зберігання документів, і він також буде вірним.
Повний доступ до запису можливий лише для користувачів з активною підпискою. Увійдіть у свій особистий кабінет або зареєструйтесь, щоб оформити підписку.
