У процесі проведення відкритих торгів з особливостями замовники часто стикаються з технічними питаннями щодо оформлення тендерної документації. Одне з таких: чи зобов’язаний замовник надавати документацію у форматі Word, якщо учасник про це просить?
Ситуація: Замовник оприлюднив тендерну документацію у форматі PDF, проте один з учасників звернувся з проханням надати її у форматі Word, аргументуючи це зручністю в роботі.
Що говорить закон?
Згідно з частиною 1 статті 22 Закону України “Про публічні закупівлі”, тендерна документація оприлюднюється в електронній системі закупівель разом з оголошенням. Закон не містить вимог щодо конкретного формату доданих документів. Тобто, замовник має право самостійно визначати, у якому саме форматі буде оприлюднена документація – PDF, Word чи інший.
Разом із тим, зверніть увагу, що при внесенні змін до тендерної документації діють інша правила: Зміни, що вносяться замовником до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у новій редакції зазначених документації та/або оголошення додатково до їх попередньої редакції. Замовник разом із змінами до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів в окремому документі оприлюднює перелік змін, що вносяться. Зміни до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів у машинозчитувальному форматі розміщуються в електронній системі закупівель протягом одного дня з дати прийняття рішення про їх внесення.
Висновок
Замовник не зобов’язаний публікувати тендерну документацію у форматі Word та має повне право відмовити учаснику у такому проханні. Це не буде вважатися порушенням вимог законодавства.
Рекомендація:
Хоча вимог до формату немає, для зручності учасників і щоб уникнути додаткових запитань або скарг, доцільно завантажувати тендерну документацію саме у форматі Word. Це полегшує роботу учасникам і демонструє відкритість замовника. Водночас остаточний вибір формату документації – завжди залишається за замовником.
Додаткові матеріали за темою:
PDF –машинозчитувальний формат чи ні? Аналізуємо практику ДАСУ
Особливості внесення змін до оголошення про проведення відкритих торгів
Особливості внесення змін до тендерної документації замовника
